یک سند الکترونیکی چیست؟

سطح کامپیوتری امروز خواستار گذار به "بدون کاغذ" مدیریت دفتر. این است که در یک سند الکترونیکی، که در تقابل با سنتی، مشخص شده توسط تعدادی از خواص جدید و ویژگی های است. تا کنون، یک تعریف واحد از این پدیده در قانون و نه در جهان علمی روسیه وجود ندارد.

مفهوم "اسناد الکترونیکی" به عنوان اوایل 1970s ظاهر شد. بنابراین ما شروع می شود به نام "اسناد قابل خواندن برای ماشین." ویژگی آنها این است که آنها باید با کمک ایجاد شود تکنولوژی کامپیوتر و مناسب برای پردازش کامپیوتر باشد. در این مورد، اطلاعات مورد نیاز به شدت در مطابق با روش تاسیس برای همه اسناد ساخته شده است.

سند الکترونیکی - یک شی از است اطلاعات، مشتمل بر دو بخش اجباری: 1) جزئیات (نام، اطلاعات در مورد نویسنده، زمان، محل تولد، و غیره) و امضای دیجیتال الکترونیکی؛ 2) بخش عمده ای از محتوای متشکل از متن، اطلاعات گرافیکی و عددی پردازش به عنوان یک واحد.

یک سند الکترونیکی باید توسط امضا امضای الکترونیکی واجد شرایط، و آن را به یک کاغذ را امضا با دست خود معادل آن. این اطلاعات در آن را در دیجیتال (الکترونیکی) فرم ارائه شده. داده های سنجش از استفاده از کامپیوتر می توانید اطلاعات را در شبکه های ارتباطات از راه دور انتقال، فرایند - در سیستم های اطلاعات. اگر لازم باشد، یک سند ممکن است به صورت یک صفحه نمایش بر روی صفحه نمایش و بر روی کاغذ است.

سند الکترونیکی - چرخه زندگی الکترونیکی اسناد در یک شرکت (سازمان، شرکت) به آنها را دریافت، تغییر وضعیت (تایید، به، برقراری ارتباط به، علامت، بسته، و غیره) به لغو آرشیو. چنین سند است که گاهی اوقات به عنوان یک «گردش کار»، که مشخصه های جنبش از اسناد به عنوان یک جریان واحد از آثار منحصر به فرد در یک فرایند کسب و کار گرفته میشود. کل سیستم های مدیریتی اسناد الکترونیکی شامل نرم افزار است که شما نیاز به سازماندهی و حفظ این نوع از چرخه زندگی از اسناد.

سند الکترونیکی و گردش کار مبتنی بر آن را داشته مزایای متعددی نسبت به سنتی است. آنها را قادر می سازد کارکنان سازمان به کنترل نه تنها منطقه خود را از کار، اما کل فرآیند. با استفاده از آرشیو الکترونیکی است بسیار راحت تر از کاغذ. ، کاهش زمان برای عبور از هماهنگی و اجرای سند آن را می توان در عرض چند دقیقه پیدا شده است. به طور کلی، مقرون به صرفه تر از مقاله است. بسیار زیادی از نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی وجود دارد ( "انگیزه"، "E1 فرات"، "DocsVision"، "1C: سند". و دیگران).

در حال حاضر، سایه تجربه های خارجی از تنظیم روابط در زمینه های اسناد الکترونیکی در شرایط قانونی وجود دارد. در روسیه، مشکل تنظیم این روابط است تصمیمات قانونی دریافت نکرده، اگر چه تلاش تصویب قانون (2005) ساخته شد. از تصویب قانون در این نوع کاغذ - یکی از جهات مهم قوانین و مقررات قانونی.