سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) که از جمله ویژگی ها و توصیه

تا چند سال پیش در مورد سیستم های مدیریتی اسناد الکترونیکی به عنوان یک آینده روشن ارجاع شد. امروز، آنها به طور گسترده ای در شرکت های خصوصی و عمومی استفاده می شود. اما مهمتر از همه، که تقاضا در حال رشد است در SED. آنچه که یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است و چگونه کار می کند، در نظر گرفتن نمونه از سیستم فعلی روسیه.

پیش نیاز

برای درک بهتر نحوه برنامه EDS، شما نیاز به در نظر گرفتن مفاهیم اساسی و اهداف. آیا عوامل کلیدی است که تعیین انتخاب یک سیستم و یا دیگر.

اگر سازمان می تواند در یک کنترل رسمی فعالیت می کنند، نیاز در سند است. با ظهور فرآیندهای کسب و کار نیاز به یک مکانیزم کنترل با کمک اسناد دستور داده است. اگر شما در معاملات در موقع درگیر نیست، آنها شروع به ساخت و از دست داد.

روش دیگر، یک حامل کاغذ، طرح ذخیره سازی فایل های خاص بر روی سرور. اما برای مدت طولانی کار می کند. با افزایش حجم افزایش تقاضا برای ذخیره سازی اطلاعات و هماهنگ سازی.

است معضل وجود دارد: آیا به استفاده از ذخیره کاغذ قدیمی و یا SED. چه مهم می تواند از طریق سیستم الکترونیکی به دست آمده؟ بهبود بهره وری از سازمان است.

اثر اقتصادی

کاهش هزینه یا افزایش نتایج: بهره وری عملیاتی می توان به دو روش افزایش یافته است. اسناد DMS می توانید دو گل در یک بار دست یابد. که شده است، معرفی سیستم اجازه می دهد تا یک سازمان به صرف کمتر است، اما درآمد بیشتری دارند.

کاهش هزینه است که با کاهش هزینه های کاغذ، زمان سربار، سرعت بخشیدن به تبادل اطلاعات، تغییرات در فرهنگ سازمانی انجام شده است.

برای ارزیابی اثر بخشی که در آن برنامه EDS فراهم می کند، شما نیاز به محاسبه هزینه های کار بر روی طراحی اسناد کاغذی. شرکت های مشاوره برآورد، مانند عملیات اشغال 20٪ از زمان. سیستم بوروکراسی روسیه، طول می کشد و حتی بیشتر از آن - 60٪ از زمان. معرفی SED این هزینه ها حداقل 10 بار کاهش می دهد.

مدیریت اداری و مدیریت اسناد

این دو واژه با هم مرتبط هستند. تشریفات اداری - یک اصطلاح است که اشاره به مجموعه ای از قوانین رسمی به کار با اسناد. برخی از سیستم EDS را می توان تحت قوانین دفتر تنظیم شده، اما این سیستم بر اساس که در حال حاضر کارهای اداری تشکیل شده است.

این سند واحد از اطلاعات ذخیره سازی در EDS است. - از کاغذ اسکن سیستم های دیگر، برنامه های کاربردی، ایمیل، اما در درجه اول: گردش کار است از انواع منابع تولید می شود. بنابراین، اسکنر و سایر تجهیزات بخشی جدایی ناپذیر از SED. فروشگاه سیستم تمام اسناد تاریخ خود است، فراهم می کند برای سازمان جنبش، حمل با آنها فرآیندهای کسب و کار.

در چنین اساس این تصمیم، سفارش و منظور از EDS است. از طریق آنها، و با مدیریت سازمان. هر سند عرضه شده با "راهنما". تنظیم قسمتها بر روی فرم بستگی به نوع سند. اطلاعات سیستم در یک پایگاه داده برای هر رشته از کارت ذخیره می شود.

توابع و وظایف SED

برنامه مدیریت اسناد طراحی شده است برای حل این مشکلات:

• اسلوبی کار با اسناد.
• ایجاد اسناد از قالب ها، ذخیره سازی ثبت نام؛
• اتوماسیون حسابداری؛
• طبقه بندی اسناد و مدارک.

اجازه دهید ما از نزدیک بررسی عملکرد SED. نرم افزار مدیریت اسناد استفاده می شود برای:

• ایجاد کارت های.
• تشکیل متن سند؛
• ذخیره سازی داده ها در پی دی اف و یا کلمه MS فرمت.
• کنترل حقوق دسترسی کاربر.
• ایجاد مسیرهای؛
• اسناد کنترل ترافیک؛
• ارسال اطلاعیه، یادآوری؛
• ورود به سیستم، کتاب های مرجع، طبقه؛
• تشکیل دستورالعمل؛
• جستجو و امضای اسناد؛
• گزارش تولید.

برای ویژگی های سیستم گسترده عبارتند از:

• کار از راه دور با اسناد.
• استفاده از پایگاه داده برای ذخیره سازی داده ها؛
• کار به طور همزمان با EDS؛
• امنیت از طریق گواهی، بارکد، و شخصی.

مزایا و معایب

انتقال به EDS دارای مزایای بیشتری نسبت به معایب. با این حال، پروژه به درستی سازماندهی می توانید از تمام مزایای استفاده از اتوماسیون از بین ببرد. اهداف اجرای EDMS باید دست یافتنی باشد. این مزایا شامل:

• ذخیره سازی متمرکز ساخت یافته از اطلاعات؛
• همین رویکرد ایجاد و پردازش اسناد؛
• با استفاده از قالب.
• جستجو؛
• دسترسی حسابرسی.

نقطه ضعف هزینه های اولیه بالا و کار دقیق بر آموزش کاربران است.

فرآیندهای دست زدن به سند

این سند الکترونیکی EDMS عبور از تعدادی از مراحل، در این دوره که اسناد به خواص مشخصی اختصاص داده است. پردازش است صورت خودکار و دستی انجام شده است. در مجموعه مورد دوم:

• شرایط انتقال بین مراحل؛
• جدایی از مسیر؛
• چرخه پردازش؛
• اجرا زیر، تایمر، مراحل پردازش؛
• نقش تعریف شده توسط کاربر.

انواع درمان:

• ایجاد یک سند.
• در حال ویرایش.
• تغییر نام.
• در حال حرکت.
• صرفه جویی در.
• نمایه سازی.
• حذف.

EDS در هزینه

گردش کار کامل نمی تواند بدون یک سرور مجوز، سفارشی سازی کامل و آموزش تمام کاربران به کار گیرند. هر یک از این عناصر نیاز به یک مبلغ سرمایه گذاری نقدی بزرگ است. علاوه بر این، ما باید در مورد ادغام EDS با سیستم های دیگر، پایگاه داده به روز رسانی و نرم افزار، پشتیبانی فنی و خدمات دیگر مشاوره برای حمایت از هزینه را فراموش نکنید.

اجرای SED

اجرای پروژه ممکن است چند ماه طول بکشد. این فرایند بستگی به مقدار فرآیندهای مستند و از توانایی مالی، سازمانی و منابع. پیاده سازی شده است در چنین الگوریتم انجام:

• ایجاد یک گروه کاری، تعیین رئیس؛
• تعریف اهداف و مقاصد؛
• بازرسی از فرآیندهای مستندات موجود؛
• توسعه از مشخصات فنی؛
• انتخاب EDS؛
• نتیجه گیری از توافق بر سر اجرای EDS؛
• توسعه و تصویب مقررات کار؛
• بررسی پر کردن اولیه از دایرکتوری؛
• آزمون مقدماتی EDS؛
• آموزش کارکنان؛
• اجرای آزمون از EDS؛
• تجزیه و تحلیل نتایج حاصل از عملیات تست،
• تصحیح خطا.
• اجرای کامل SED.

معرفی خطا

توجه خاص باید به آن دسته از فرآیندهای که نیاز به حضور یک سند کاغذی پرداخت می شود. اشتباه اصلی - تقلید از یک سند کاغذی به صورت الکترونیکی است. این پیچیده کار و باعث نگرش منفی به اتوماسیون. برای اجرای یک کار دو هیچ کس پرداخت. ما نیاز به ساخت فرآیندهای خودکار بدون تکرار. اشتباه دوم - عدم آمادگی پرسنل. در اکثر موارد، فرآیندهای جدید با خصومت درک شده است. بنابراین، ما باید به کارکنان معرفی شده است چرا SED توضیح دهد، به طوری که آنها عمدا به فرایند آموزش است.

فن آوری ذخیره سازی سند

این سند الکترونیکی EDS شامل ویژگی، بر اساس آن جستجو است، طبقه بندی و گروه بندی از ساخت و ساز گزارش. گاهی اوقات یک سند از یک الگو ایجاد شده، گاهی اوقات - با انتقال داده ها از پایگاه داده باشد. ویژگی ها در جداول ذخیره می شود. فایل خود را در پوشه ذخیره سازی قرار می گیرد، اطلاعات از آن - در دایرکتوری پایگاه داده است. دسترسی به داده ها به دست آمده است تنها کاربران سیستم EDMS.

اسکن جریان چیست؟

جریان پردازش سند، به دنبال قرار دادن نمونه ها در فایل انجام با استفاده از اسکنر. در طول فرآیند اسکن به طور خودکار ممکن است یک بارکد بر روی سند و ثبت نام خود در پایگاه داده ایجاد کنید و سپس بر روی یک مسیر داده شده تمرکز می کنند.

OCR

این سیستم های مدیریتی اسناد الکترونیکی DMS یک تصویر الکترونیکی سند در قالب عکس فرمت jpeg یا متن تبدیل می کند. آن استفاده می کند نرم افزار خاص به عنوان یک برنامه مستقل و یا ESCOM.BPM یکپارچه در SED. ESCOM.BPM چیست؟ این شناخت اسناد برنامه، تایپ با فونت های مختلف. لازم به ذکر است، با این حال، که برنامه های کاربردی مستقل دارای ویژگی های بیشتر و حتی تشخیص متن دست نوشته.

بارکد

این فن آوری مجموعه ای از روش برای استقرار و استفاده از بارکد گرافیکی بر روی سند فراهم می کند. بارکد منحصر به فرد است از طریق سرور سیستم تولید می شود. او برای شناسایی این سند، جستجوی سریع خود را بر اساس توزیع و ذخیره سازی سایت های فراهم می کند. هنگام ثبت نام یک سند بر روی برچسب بارکد مربوط به شناسه کارت های الکترونیکی چاپ شده است. او به نسخه کاغذی از سند چسب.

EDS

امضای دیجیتال اجازه می دهد تا به منظور بررسی صحت سند و داده های تغییرناپذیری است. گواهینامه - امضای با استفاده از نرم افزار رمز نگاری و کلید انجام می شود. در حالت دوم یک فایل را در یک فرمت خاص است که در مرکز موضوع مجوز بازسازی است. برای اطمینان از ایمنی از اطلاعات باید گواهی بر روی یک کارت هوشمند یا کلید I-رمز ذخیره می شود. آنها توسط پین کد محافظت می شود. اگر PIN وارد شده است چندین بار اشتباه است، پس از گواهی به طور خودکار مسدود شده است.

کامل متن و جستجو صفت

جستجو صفت با استفاده از نوع خاصی از چندین مقدار از میدان کارت انجام می شود. به عنوان مثال، "مقابل" معیار فراهم می کند داده جستجو در این زمینه "گیرنده" و یا "فرستنده". سیستم معیارهای وارد شده مقایسه از داده ها در کارت های و در نتیجه در این کارت، که امری تصادفی باشد ذخیره می کند. جستجو انجام می شود با در نظر گرفتن مسابقات دقیق و یا جزئی.

جستجو در متن کامل است با توجه به داده ها در سند، از جمله اشکال کلمه از طریق پایگاه داده ساخته شده در ابزار، مانند MS SQL سرور، اوراکل انجام شده است. ، جداول (XLS)، سخنرانیها، گزارش برای جستجوی فایل های کامل باید به پایگاه داده در قالب سند (DOC) وارد شده است.