سفارشات نمونه در کارکنان. برون سپاری منابع انسانی: سفارشات

سفارشات پرسنل از جمله منابع کلیدی گردش کار در شرکت های مدرن می باشد. ویژگی تدوین آنها چیست؟ این اسناد چگونه می توانند شبیه باشند؟

سفارشات پرسنل چه هستند؟

قوانین روسیه، تنظیم پرونده های مدیریت پرسنل، پیشگیری از استفاده منظم از قوانین مختلف محلی قانونی در شرکت ها است. در میان این سفارشات هستند طبق معمول است که آنها را به دو دسته اصلی تقسیم کنیم. یعنی:

• در سفارشات مربوط به فعالیت اصلی؛
• در سفارشات صادر شده به منظور مدیریت پرسنل شرکت.

در این مورد ما در مورد یک قانون حقوقی از نوع دوم صحبت می کنیم.

سفارش در کارکنان - یک نوع اسناد اداری از شرکت. این منابع توسط شرکت برای ثبت نام قانونی منتشر شده است:

• کارکنان؛
• حرکت کارکنان از یک کار به دیگری؛
• سفارشات به کلیه کارکنان خاص یا جمعی؛
• اخراج کارکنان

این وظایف فرض می کنند که شرکت انواع مناسب سفارشات را برای پرسنل صادر می کند. چگونه می توانند؟

به عنوان مثال، دستورات وجود دارد:

• در انتصاب کارمندان، در آزاد شدن از محل؛
• برنده جایزه، تشویق کارمندان؛
• در حال حرکت یک کارمند به موقعیت دیگر.

معرفی و تصحیح اطلاعات ثبت شده در دفترچه های یادداشت و سایر اسناد پرسنلی در بسیاری موارد براساس سفارشات مورد نظر انجام می شود.

فرم سفارشات برای فعالیت های اصلی

در شرکت های روسی، سفارشات واحد برای پرسنل به طور فعال استفاده می شود - بر اساس اشکال تایید شده در منابع مختلف قانون. یکی از مهمترین آنها، حکم کمیته آمار دولتی شماره 1 است که در 5 ژانویه سال 2004 صادر شد. دستورالعمل های اساسی زیر برای پرسنل، با توجه به قطعنامه مربوطه مشخص می شود:

• در پذیرش یک کارمند (آن را بر اساس یک فرم واحد T-1 یا T-1a ترسیم شده است، اول یک شخص شخصی است، دوم است یک تلفیق)؛
• در انتقال یک کارمند (فرم T-5، T-5a)؛
• در انتشار کارمند در حال ترک (اسناد T-6، T6a)؛
• در ختم قرارداد (فرم T-8، T-8a)؛
• در سفر متخصص (اسناد T-9، T-9a)؛
• در تشویق کارمند (فرم T-11، T11-a).

لازم به ذکر است که گردش سند شرکت همچنین می تواند از فرم های خود از سفارشات استفاده کند، در صورتی که این قانون قانونی ممنوع نیست. این نیز ممکن است در صورتی که نمونه ای از سفارش در مورد پرسنل در قالب یک فرم واحد توسط قانون تصویب نشده است.

اگر شرکت یک مستند خاص را مستقل ساخته است - توصیه می شود که مقررات یک استاندارد دولتی خاص، GOST R 6.30-2003 را اعمال کنید. چگونه می توان یک نظم واحد برای پرسنل شبیه؟ یک مثال از این سند در تصویر زیر است.

در این مورد، نمونه ای از سفارش برای استخدام در قالب فرم شماره T-1 در نظر گرفته شده است.

اشکال فرم سفارشات اغلب در سازمان های بودجه و همچنین در شرکت های دولتی استفاده می شود. در بسیاری از موارد، این به دلیل وجود منابع نمونه تایید شده ادارات مورد تایید است.

به نوبه خود، در شرکت های خصوصی اغلب از اشکال خود سفارشات استفاده می کنند. اما، به عنوان یک قاعده، تنها در مواردی که سند یکپارچه برای تصویب وظایف خدمات پرسنل مورد تایید قرار نگرفته است. اگر کسانی که در حال گردش هستند، معمولا شرکت ها زمان ایجاد فرم های جدیدی را صرف نمی کنند، که در واقع، یکپارچگی را تکرار خواهند کرد. علاوه بر این، از لحاظ ساختار، درجهبندی راحتی بیشتری نسبت به خود دارند.

چگونه می توان نمونه هایی از سفارشات پرسنلی که توسط این شرکت طراحی شده است، شبیه است؟ یک مثال از یکی از آنها در تصویر زیر است.

در این مورد، یک دستور نمونه برای تأیید برنامه تعطیلات تایید شده است. این معمولا در یک ساختار نسبتا ساده نمایش داده می شود.

لازم به ذکر است که معمولا شرکت ها دلیلی خاص برای جایگزینی فرم های متحد با نمونه های درون سازمانی ندارند، مگر اینکه شرکت فرمت های تولیدی ویژه ای را که نیاز به ایجاد مکانیزم های حسابداری جداگانه ای دارند، سازماندهی کند. یا اگر ساختار آنها به اندازه کافی ساده باشد - همانطور که در مورد برنامه تعطیلات است.

می توان اشاره کرد که معیارهای بسیار زیادی برای طبقه بندی سفارشات وجود دارد. در میان این ها ساختار سند است. بیایید ویژگی های آن را در جزئیات بیشتر در نظر بگیریم.

ساختار سفارشات: اسناد ساده و پیچیده

بنابراین، مهمترین معیار برای طبقه بندی سفارشات مورد نظر، ساختار است. مطابق با آن، اسناد به دو نوع اساسی تقسیم می شوند: ساده و پیچیده.

سفارشات نوع 1 با حضور یک بلوک اداری (با کلمات "پذیرش"، "رد کردن"، "ترجمه" و غیره) مشخص می شود. اگر برای مثال، یک سفارش برای انتصاب یک متخصص باشد، آنگاه به عنوان یک فرد محسوب می شود، اگر در صلاحیت خود چندین کارمند وجود داشته باشد، آن را یک سند خلاصه نامید.

اگر چند منبع اداری وجود داشته باشد، آنگاه دشوار خواهد بود. آنها کاملا شایع هستند، اما استفاده از آنها حتی با استفاده از راه حل های فنی مدرن، حتی با استفاده از راه حل های فنی مدرن در نظر گرفته می شود، زیرا در این صورت ممکن است لازم باشد مقادیر زیادی داده ها را که در بخش های مختلف قرار گرفته اند، بطور جدی مقایسه کنیم.

اکنون اجازه دهید به مطالعه عناصر مختلف ساختار سند که می تواند دستورات در سازمان را داشته باشد، حرکت می کند.

عناصر ساختار سفارشات برای پرسنل

عنصر اصلی سفارش این بخش است. این شامل اقلام است. آنها باید بر مبنای یک سند خاص در نظم قرار گیرند. در این مورد، شما باید یک لینک به آن بدهید. اگر، برای مثال، یک سفارش برای تعیین یک فرد در موقعیت ایجاد شده باشد، موارد مربوطه ممکن است در سند بر اساس:

• بیانیه شخصی کارمند؛
• قرارداد کار؛
• یک یادداشت از سر که با کارمند مصاحبه کرد یا تصمیم گرفت او را بر اساس دیگر تعیین کند؛
• درون سازمانی؛
• یادداشت

توصیه می شود کلمه "foundation" را به ترتیب وارد کنید، سپس - برای اشاره به یک سند خاص. منبع در نظر گرفته شده باید این واقعیت را انعکاس دهد که فردی که به موقعیت خاصی منصوب می شود با مفاد نظم آشنا می شود. در این مورد لازم است که در سند عبارت «با نظم آشنا» ذکر شود، پس پس از آن کارمند که منبع مربوطه را مطالعه می کند، امضا خود را نشان می دهد و تاریخ را مشخص می کند.

در دستورات - به طور خاص، اگر پرسنل ضبط اطلاعات انجام می شود، دوباره، به منظور منعکس کردن واقعیت انتصاب کارمند را به پست، لازم است به بیان قانونی مهم است. به عنوان مثال، مربوط به مدت قرارداد با کارمند، مقدار حقوق و دستمزد او، برنامه کار خود را.

بنابراین، ساختار نمونه ای از نظم در مورد پرسنل فرض بر وجود آن در بلوک منعکس کننده:

• اقدام اداری مدیریت شرکت؛
• FIO و سایر اطلاعات مربوط به کارمند؛
• تاریخ اعمال یک بند از سند؛
• فرمول مهم دیگر نظم.

اسناد مورد بررسی می تواند توسط برنامه های مختلف تکمیل شود. آنها را می توان در گستره ای وسیع تر نشان داد. بنابراین، در ضمیمه های دستورالعمل در مورد پرسنل، لیستی از موقعیت های کارکنانی که صلاحیت مربوط به سند مربوطه را دارند، ممکن است منعکس شود. در ضمیمه داده های سفارش که می تواند به طور معکوس مستقیما در متن سند منعکس شود، می توان ثابت کرد - برای مثال، می توان نمودار ها، تصاویر، نمودار ها، برای روشن شدن محتوای متن سند مورد نیاز است.

دستورالعمل های پیشنهادی: چه چیزی را باید جستجو کرد؟

چه باید در هنگام پردازش اسناد مورد نظر توجه خاصی داشته باشم؟

اول از همه، به عقیده کارشناسان، پیش نویس دستور کار پرسنل نباید با استفاده از اختصارات انجام شود. این عبارت باید در سند بدون اختصارات گنجانده شود.

مهمترین معیار بعدی برای ثبت مناسب اسناد مرتبط، عدم اطلاعات در مورد منابع با زمان ذخیره سازی متفاوت است. به عنوان مثال، سفارشات مربوط به تعطیلات و سفرهای کاری برای پرسنل مطابق با استانداردهای موجود برای مدت 3 سال نگهداری می شود. اسناد مربوط به استخدام کارمندان باید در بایگانی شرکت برای مدت 75 سال نگهداری شوند.

بنابراین، در هر منظور داده ها در مورد منابع با همان عمر مفید باید منعکس شود.

مفید است مراحل اصلی انتشار اسناد مورد نظر را در نظر بگیرید.

مراحل صدور دستور کار پرسنل

اول از همه، لازم به ذکر است که بسته به استانداردهای خاصی که شرکت در انجام اسناد پرسنلی انجام می دهد، دستورالعمل های مربوط به پرسنل مطابق با اصول مختلف طراحی می شود. اما در مورد کلی، انتشار آنها شامل تصمیم گیری متخصصان مسئول از جمله مواردی مانند:

• تصمیم گیری در مورد نیاز به توسعه یک سند مناسب؛
• جمع آوری اطلاعات لازم برای صدور دستور؛
• تهیه پیش نویس پیش نویس خاص، هماهنگ سازی آن، نهایی کردن، در صورت لزوم؛
• وارد کردن اطلاعات لازم در سند و امضای آن توسط افراد صالح؛
• آشنایی با نظم آن دسته از افرادی که موقعیت آنها در حوزه قضایی قانون حقوقی است.

تهیه تصمیم برای صدور حکم

راه حل اولین وظیفه را می توان با استفاده از اطلاعاتی که در یادداشت های خدمات، اطلاعات درون سازمانی، عمل می کند، انجام می شود. به طور معمول، دستورات داخلی بر اساس اقدامات قانونی محلی است و فهرست آنها می تواند بسیار وسیع باشد. پیش نویس اسناد مورد بحث معمولا با مشارکت مسئولین مسئول خدمات پرسنل این شرکت تهیه می شود. در همان زمان، کار خود را می توان بر اساس ارجاع ها که توسط سران بخش های مختلف ساختاری شرکت امضا شده است انجام می شود.

نمونه هایی از سفارشات پرسنلی که به طور سنتی توسط این شرکت استفاده می شود می تواند به عنوان پایه ای برای اسناد مربوطه مورد استفاده قرار گیرد. نکته اصلی در حل این مشکل این است که به دقت بررسی عوامل پیشین تعیین نشر سند، زمینه های توسعه سفارش. مهم است که متن بندي شده در سند مربوطه مطابق با هنجارهاي قانوني باشد.

جمع آوری داده ها برای اجرای سفارش

وظیفه بعدی متخصصان مسئول شرکت، که نمونه ای از دستور کار پرسنل را تشکیل می دهند، جمع آوری اطلاعات لازم برای صدور سند است. این را می توان توسط:

• در اقدامات قانونی رسمی؛
• در اسناد داخلی شرکت؛
• در منابع منتشر شده توسط سازه های بالاتر، ادارات، که موضوع مدیریت مسئول است؛
• در اسناد بایگانی
• در رسانه ها، نشریات علمی.

توسعه پیش نویس نظم

پس از جمع آوری اطلاعات، متخصصان صالح مستقیما پیش نویس نظم و انضباطی را برای پرسنل ایجاد می کنند. راه حل این کار، اول از همه، اجرای صحیح سند را بر عهده دارد. مطلوب است که در آن مشخص شود که پروژه در حال توسعه است، نمونه ای از نظم در مورد پرسنل، و نه یک قانون رسمی قانونی محلی. یعنی، کلمه "پروژه" را روی سند بنویسید. با این حال، متن در منبع باید به عنوان نزدیک ترین ممکن به آنچه باید در دستور رسمی حضور داده شود. ممکن است که سرپرست صلاحیت به طور اولیه متن اصلی را در قالب اصلی خود تایید کند.

اگر سفارش - در فرم، و همچنین در محتوا، هماهنگ شده - بلافاصله یا با تنظیمات، و سپس می توانید آن را برای امضا ارسال. روش چیست؟

امضای سفارش و انتقال آن به کارمندان

در اصل، هیچ چیز پیچیده ای در آن وجود ندارد - مهمترین چیز این است که فردی که سند را تأیید می کند باید این اقتدار داشته باشد. به عنوان یک قاعده، رئیس شرکت دستور کار پرسنل را امضا می کند. فرم کاملا آماده به آن ارسال می شود - یک فرم واحد یا درون سازمانی با اطلاعاتی است که توسط متخصصان مسئول وارد شده است. امضای سند نشان دهنده موقعیت شخص در مدیریت شرکت، نام آن و همچنین امضا است.

مطابق با قوانینی که درون شرکت ایجاد می شود، سند در صورت لزوم لغو می شود.

پس از صدور گواهینامه، سند به کارمند منتقل می شود که باید با آن آشنا باشد. واقعیت این است که یک شخص سند را مورد بررسی قرار می دهد، می تواند با امضای خود به منظور تایید یا تکمیل فرم ثبت نام خود تایید شود.

در حال حاضر مطالعه خواهیم کرد که چگونه دستورات مربوط به پرسنل حفظ می شود. وظیفه اصلی که توسط مسئولین مسئول شرکت حل می شود ثبت نام اسناد مورد نظر است.

ثبت سفارشات: تفاوت های ظریف

این روش شامل معرفی اطلاعات مربوط به سفارش در رجیسترهای داخلی داخلی می شود. اعتقاد بر این است که یک نمونه تایید سفارش در مورد پرسنل تنها پس از ثبت نام منبع مربوطه در شرکت معتبر می باشد. اگر این روش با توجه به سند اجرا نگردد، عواقب قانونی برای کارمندان و مدیریت شرکت رخ نمی دهد.

ثبت سفارشات برای پرسنل، همانطور که در بالا ذکر شد، جنبه مهم حفظ این اسناد است. روش مربوطه شامل حل 3 کار است:

• حسابداری اسناد
• کنترل اجرای دستورات؛
• اطمینان دسترسی سریع به اسناد.

برای ثبت نام در شرکت باید همه منابع را به عنوان اداری، گزارشگری، مالی مالیات طبقه بندی کند. اطلاعاتی در مورد ثبت شرکتها و اسناد داخلی که از اشخاص ثالثی وجود دارد، باید وجود داشته باشد. سفارشات برای پرسنل، مانند هر منبع دیگر، در هنگام ثبت نام یک شماره شخصی و نیز شاخص های مورد نیاز از نظر طبقه بندی مطلوب منابع مربوطه را دریافت می کنند.

ثبت نام در پرونده های پرسنل باید تمام اسناد مورد نیاز برای اجرای، و همچنین برای ثبت و اطلاع دادن به کارکنان علاقه مند در مورد حقایق اقتصادی خاص استفاده می شود. البته برای پرسنل، به این منابع اشاره می شود.

روش برای ثبت سند یک بار - به طور مستقیم زمانی که آنها توسط مدیریت (همانطور که در مورد سفارشات مورد سوال) و یا زمانی که از بیانیه خارجی دریافت شده است. در صورتی که منبع از یک بخش ساختاری شرکت به سمت دیگر حرکت کند، لازم نیست آن را دوباره ثبت کنید.

3 روش اصلی برای ثبت منابع مورد استفاده در گردش کار سازمان وجود دارد.

اولا، این یک ثبت نام مجله است که پیش بینی تفصیلی دقیق در مجلات خاص اطلاعاتی در مورد اینکه در کدام ساختار و برای چه قاعدهی سفارش در مورد پرسنل صادر شده است، یک نمونه از یک پیوست به آن است.

ثانیا، یک فرمت کارت برای ثبت اطلاعات در مورد منابع موجود در چارچوب گردش سند داخلی شرکت وجود دارد. این طراحی کارت های کنترل برای منابع و همچنین ادغام آنها در کابینت های مخصوص چاپ است.

ثالثا، یک اسناد ثبت خودکار وجود دارد. این شامل مقدمه ای از اطلاعات در مورد سفارشات در سوال، و دیگر منابع ثبت داخل به طور خودکار - با استفاده از نرم افزار خاص و زیرساخت های لازم (به عنوان مثال، پرینتر، اسکنر، رابط شبکه).

وجود دارد مقررات، با توجه به مقرراتی که باید ثبت شود - سفارش از وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه № 536، به تصویب رسید 2005 نوامبر 8. این منبع قانون است برای اندازه گیری در ثبت نام:

• نام این شرکت است که یک سند خاص را صادر کرد - در این مورد، منظور از پرسنل؛
• نام منبع؛
• تاریخ انتشار این سند، شماره ثبت آن؛
• عنوان و خلاصه ای از سند؛
• زبان عمل؛
• اعدام منبع مدت؛
• اطلاعات در مورد اعدام از سفارش.

اضافه کردن به ثبت نام از اطلاعات در مورد این و یا سایر دستورات را می توان با استفاده از دیگر معیارهای طبقه بندی آنها انجام شده است. به عنوان مثال، منابع انسانی ممکن است از منابع مربوط به آن که به طور خاص مربوط به تعطیلات کارکنان، کسب و کار سفر، ارائه آنها را با انگیزه های تقسیم بندی. به طور معمول، تعداد بیشتری از سند تشکیل سفارشات این شرکت، بیشتر بهترین خواهد بود تا آنها را طبقه بندی در پایگاه داده های جداگانه در رجیستری است.

سفارشات ذخیره سازی

جنبه مهم دیگر انجام سفارشات در شرکت - ذخیره سازی کنند. در بالا ما اشاره کرد که به دستور پرسنل بسته به هدف از سند در مهلت خاص ذخیره می شود. بنابراین، اسناد طبقه بندی شده توسط ویژگی های مربوطه، باید در مکان های مختلف قرار داده است.

هر گونه سفارش در کارکنان (شکل برای آن) باید به طور جداگانه از این منابع که به کسب و کار اصلی مربوط ذخیره می شود. اسناد ثبت و ارسال برای ذخیره سازی، باید به عنوان اصل ارائه شده است.

سفارشات برای پرسنل معمولا در مورد ترکیب، یک مجموعه منظم از اسناد مختلف است. ادارات مسئول منابع انسانی نیاز به پیاده سازی از پر کردن از موارد، برای انجام شماره صحیح قرار داده شده ورق های آن را به عنوان مکمل موجودی لازم، پوشش قرعه کشی مجموعه مربوطه از اسناد.