گردش کار در شرکت. برنامه مدیریت اسناد و نگهداری سوابق

اتوماسیون گردش کار اندازه گیری تقریبا در تمام کسب و کار مدرن به آن متوسل شده است. حتی شرکت های کوچک در حال کار با توده ای از اسناد مختلف، از جمله حروف، بودجه، فاکتورها، قراردادها و انواع مورد نیاز است. به همین دلیل است که تقریبا در هر سازمان مدرن در تلاش است تا استفاده از این اندازه گیری به عنوان یک گردش کار، که در هزینه کامل و حفظ داده ها، سهولت در پیدا کردن و ذخیره سازی اطلاعات مختلف ارائه شده، و محدود کردن بهینه سازی زمان مورد نیاز برای تصویب آن است.

چرا آن را انجام؟

تقریبا هر کارکنان شرکت صرف مقدار زیادی از زمان تلاش به اطلاعات صحیح برای پیدا کردن، و آمار فصاحت می گوید که آن طول می کشد حدود نیمی از زمان کار. عنوان آن را نیز اتفاق می افتد که شما باید برای از نو خلق دوباره به جای استفاده مجدد از هر گونه اسناد که وجود دارد "جایی". این استاندارد، استاندارد موقعیتی که در آن متن اصلی یک معاهده یک وکیل در کامپیوتر است، و مجله نوشته در اوراق بهادار همراه با اجرای قراردادهای اجرا شده در سیستم حسابداری، صورت حساب و اعمال در بخش مالی در قالب مقاله موجود است، و مکاتبات مربوط به اداره پیمان کار در صندوق های پستی الکترونیکی کارکنان است. این "پراکندگی" اطلاعات به امنیت، انسجام و هماهنگی بسیار مضر است، آن را در چنین شرایطی است اتوماسیون گردش کار واقعی وجود دارد.

از طریق معرفی از سیستم های اطلاعات تخصصی اکثریت غالب مشکلات حل شده است. برای مثال، برخی از سیستم بودجه توانایی برای ایجاد یک سیستم بودجه به هم پیوسته، پس از شکل گیری و ذخیره سازی نسخه های مختلف از جمله اسناد، و همچنین به عنوان نشانه ای از وضعیت خود را فراهم. بنابراین مشکل است که بخشی از سند بودجه با استفاده از چنین سیستم حل شده است.

اما فراموش نکنید که که چارچوب فعلی بودجه، و همچنین حسابداری و سیستم ERP در اکثریت قریب به اتفاق موارد کار با اطلاعات ساختار، یعنی نوع داده که می تواند ایجاد و ذخیره شده در یک فرم جدول. به گفته اکثر کارشناسان، مقدار کل داده ها از هر کسب و کار ساخت یافته درباره مدرن فراهم می کند تنها 20 درصد، در حالی که بقیه شامل ایمیل، اسناد متنی، گزارش های مختلف از مذاکرات و جلسات، تصاویر، و غیره اغلب، بدون انجام مطالعات اطلاعات بدون ساختار به سادگی امکان پذیر نیست را به یک kontektsta ارزیابی عادی، است که در حال حاضر ساخت یافته. ذخیره سازی، جمع آوری و پردازش های بعدی از جمله داده ها با استفاده از این اقدامات به عنوان گردش کار، مدیریت محتوا و شرکت سیستم های اطلاعاتی ارائه شده است.

آن چیست؟

با کمک سیستم های مدیریتی اسناد الکترونیکی سازمان ها از هر تعامل بین کارکنان یک سازمان بر اساس اسناد ارائه شده فراهم می کند. دوباره 1C سند فراهم می کند برای ایجاد اسناد، امکان حرکت آنها را بر روی سازمان و حفظ کنترل بر اجرای اسناد و فرآیندهای شرح داده شده توسط استفاده از آنها. بنابراین، سند الکترونیکی را فراهم می کند شرکت تعداد زیادی از مزایای، ترجمه کار خود را در واقع یک سطح جدید.

هر سند واحد در این سیستم الکترونیکی است که توسط یک مجموعه ای کامل از اطلاعات است که آن را منحصر به فرد توصیف مشخص (که اغلب به عنوان مجموعه از کارت نامیده می شود). کارت ممکن است از انواع اطلاعات، از جمله نوع سند، تاریخ شکل گیری و تغییر، نویسنده، و همچنین به عنوان فضای ذخیره سازی و خیلی بیشتر باشد. در سیستم مدیریت اسناد آینده ذخیره سازی و بازیابی مدارک مورد نیاز را با توجه به جزئیات است که در کارت مشخص شده است فراهم می کند.

فرصت

مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان فراهم می کند با نه تنها بسیاری از مزایا، اما آن را نیز باز می شود تا بسیاری از امکانات جدید، که آن هم مهم است.

کنترل متمرکز

صرفنظر از اینکه چگونه بزرگ این یا آن سیستم شرکت مدیریت اسناد است اجازه می دهد تا برای تغییر سریع در قالب اسناد گردش بر روی آن. به عنوان مثال، برای تغییر فرم درخواست برای هر یک از هزینه های مراکز مختلف مسئولیت فقط به ایجاد تنظیمات خاص به قالب به اندازه کافی این ادعا، که در حال حاضر در سیستم ذخیره می شود. پس از آن، کارمندانی که چنین برنامه پر نخواهد بود قادر به استفاده از اشکال منسوخ اسناد و مدارک، از آنجا که برنامه پر و از طریق سیستم ارسال می شود.

حمایت از چرخه حیات اسناد

هر سند است که به بالا و پردازش در هر شرکت، لزوما از طریق چند مرحله را می رود. به عنوان مثال، هنگامی که آن را به بودجه شرکت های بزرگ می آید، ابتدا لازم است را، و سپس تایید و اجرا در زمان های مشخص. پس از آن، عملکرد های مختلف واقعی و برنامه ریزی از موضوع بودجه به تجزیه و تحلیل دقیق و به آرشیو فرستاده می شود. در 1C سند فراهم می کند کنترل شدیدی بر چرخه حیات اسناد، با توجه به نیازهای اساسی محیط زیست شرکت، و همچنین قوانین مختلف قانونی و استانداردهای صنعت کسب و کار این شرکت است.

کار دسته جمعی

سیستم های مدیریتی اسناد الکترونیکی فراهم می کند خیلی بیشتر از فقط یک سازمان کار جمعی بر روی اسناد، و در حضور و غیاب خواهد بود کارشناسان که در ادارات مختلف و یا حتی در شهرستانها متفاوت است.

سیستم ذخیره به اندازه کافی تعداد زیادی از نسخه های از همان سند، علاوه بر هدایت و تغییر، آنها می توانند داده حاشیه نویسی، است که، اضافه کردن به آنها برخی از نظرات و یادداشت ها، بدون تاثیر اطلاعات اولیه، که او باید ارائه کرده است.

محرمانه

ویژگی مهم از چنین سیستم است که در 1C همان سند می توانید از طریق امضای دیجیتالی ویژه پس از رمزگذاری مشترک شوید. این امکان نه تنها به تایید صحت هر گونه اطلاعات، بلکه منحصر به فرد با نویسنده شناخته شده، و همچنین برای دستیابی به امنیت موثر برای ذخیره سازی داده های مختلف، در صورت لزوم.

مسیریابی

اگر سیستم های مدیریتی اسناد الکترونیکی در دسترس نیست، پس در آن صورت کارمندی که در ایجاد اوراق بهادار خاص شرکت می کند، الزاما باید درک که بهتر است برای انتقال این اوراق بهادار. مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت به صورت خودکار انتقال داده شخص سمت راست.

به خودی خود، مسیریابی رایگان و سفت و سخت است. رایگان فراهم می کند فرصت به سند جهت کاملا به هر گیرنده به عنوان مناسب، در حالی که سفت و سخت تنظیم دقیق ترین فراهم می کند، اما در موارد خاص عمل از پیش نصب شده در اسناد و مدارک سیستم از مقررات ترافیک می تواند یک کمی مکث (برای مثال، اگر شما نیاز به ارسال پیش نویس سند برای بررسی برخی از کارشناسان خارج).

کنترل دستیابی

چندین گزینه از چگونه به تمایز بین قدرت های مختلف از کارکنان شرکت از نظر مدیریت اسناد وجود دارد. بنابراین، یک گردش کار پیشرفته اجازه می دهد تا یک فرد به کنترل کامل بر اطلاعات محدود کردن توانایی ویرایش و یا حتی اجازه می دهد تنها مشاهده و یا حاشیه نویسی هر فایل. این تا حد زیادی ساده کار با داده های مختلف، و این مهم است - آن می شود بسیار امن تر است.

ادغام

برای اطمینان از حداکثر یکپارچگی داده ها، است که در یک شرکت خاص کشیده شده، مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت فراهم می کند برای یکپارچه سازی سیستم نصب با دیگران - مالی، صنعتی، تحلیلی، و غیره از طریق چنین ادغام ویژگی های سیستم گردش کار مدرن اغلب استفاده ساخته شده به اندازه کافی به عنوان یک نوع رابط بین چند نوع نرم افزار است.

اسناد از همه سیستم ها، منطقی به این اطلاعات، به نام زمینه مربوط می شود. این می تواند محتویات یک مقاله و یا ایمیل، فکس، اسناد پرداخت، سوابق از فعالیت ها، ویدئو و یا ضبط صدا، و حتی بسیاری از اطلاعات دیگر باشد. متن سند را می توان به صورت دستی اضافه یا به طور کامل به طور خودکار فرآیند، بسته به سلیقه و نیازهای مدیریت.

به عنوان مثال، سیستم های مدرن اتوماسیون گردش کار در فرآیند شکل گیری و تغییرات بعدی در بودجه می تواند استفاده شود تعداد دیگری از اطلاعات متنی:

• انواع تحقیقات بازار، از جمله نه تنها خود بلکه کسانی که از منابع خارجی به دست آمد.
• توافقنامه های گوناگون با همتایان (خریداران و یا فروشندگان)؛
• ویژه قانونی و مرجع اسناد؛
• اسناد و مدارک اضافی، که نشان دهنده به خودی خود هیچگونه محدودیت و یا فرضیات (به عنوان مثال، نرخ تورم، نرخ ارز و داده های دیگر).
• صورت جلسات، برگزار شد، به بحث در مورد هر نسخه از بودجه است و شامل تمام انواع از نظرات کارگران و مشاهدات شرکت کنندگان در روند (که اغلب چنین مدارکی است که در میان همه کارکنان از طریق ایمیل از فایل های اطلاعات بودجه ای فرستاده شده و ذخیره جداگانه).

کاربر که در حال کار با یک بودجه، در هر زمان، در صورت لزوم، می توانید هر یک از مدارک فوق را مشاهده کنید، به عنوان تکنولوژی گردش کار مدرن اجازه می دهد تا او را به انجام این کار بدون هر گونه جستجوی طولانی است.

چه سیستم ها با ما استفاده می شود؟

یکی از راه حل محبوب ترین نرم افزار است که می تواند در شرکت های روسی یافت را می توان ترکیبی از آب و برق نرم افزار Microsoft Outlook با مایکروسافت اکسچنج سرور نامیده می شود. اولین نرم افزار، در اصل، مجموعه ای تقریبا بر روی هر کامپیوتر، در حالی که اکسچنج سرور اغلب گرفته به عنوان یک سرور ایمیل کامل استفاده کنید. با وجود این واقعیت که شرکت هایی که در حال حاضر چند وقت پیش معرفی سند الکترونیکی برگزار شد، این برنامه ها تنها به عنوان یک پلت فرم برای ایمیل، پس از برخی از تنظیمات متمرکز حتی از این نرم افزار می تواند به عنوان یک گردش کار اتوماسیون کاملا کاربردی برای تقریبا تمام سازمانها مورد استفاده قرار گیرد .

در حال حاضر، بازار روسیه با ده ها تن از سیستم های مختلف پر شده است، با استفاده از آن اتوماسیون مدیریت سند و نرم افزار های مشابه ارائه می دهد نه تنها غربی، بلکه از توسعه دهندگان داخلی. حتی مایکروسافت، علاوه بر برنامه های فوق، ارائه می دهد حتی آب و برق مانند سرور مدیریت محتوا و یا در SharePoint Portal Server.

قدرتمند ترین در میان تمام سیستم های موجود در نظر گرفته می شود Documentum است، اما شرکت بزرگ به طور عمده استفاده از این فرایند اتوماسیون. گردش کار برخی از شرکت در هزینه خودکار نرم افزار یادداشت های لوتوس بسته، اما بسیاری از آن را یک نوع "طراح برای برنامه نویسان"، به عنوان تا بر اساس سیستم کامل آن مجموعه کاملا دشوار است.

چه تفاوتی بین سیستم های روسیه و غرب است؟

اگر ما در مورد تفاوت اصلی بین آب و برق داخلی و خارجی صحبت می کنند، در پوسته پوسته شدن قابلیت های در دسترس هستند. برای مثال، اگر سیستم از توسعه دهندگان غربی می توانید تقریبا در تمام سیستم عامل های عمل، آن را بیشتر داخلی است برای هر یک از آنها توسعه یافته، و البته، آن است که اغلب ویندوز. سیستم های غربی پیکربندی به استفاده از هر DBMS. چنین سیستم روسیه محدودیت می تواند به شدت مانع از امکان ساخت کراس پلت فرم، راه حل های یکپارچه.

در مورد عملکرد، تفاوت اصلی در این واقعیت است که در اتوماسیون dokumentoproizvodstva غرب و گردش کار اجرا چندین برنامه که می تواند تحت یک نام تجاری تک صادر شده، اما هدف برای انواع مقاصد نهفته است. به عنوان مثال، Documentum است ارائه می دهد تعدادی از محصولات منحصر به فرد، که برای اتوماسیون کامل و یکپارچه سازی با سیستم ERP استفاده می شود، حمایت از طراحی و مهندسی مدیریت اسناد، و غیره اکثریت غالب نرم افزار توسعه یافته در روسیه، در حل یک مشکل خاص است.

همچنین شایان ذکر است که تفاوت اصلی در این رویکرد از هر دو طرف به یک سیستم اتوماسیون گردش کار است نهفته است. سیستم های غربی در نظر گرفته شده برای ارائه به اتوماسیون کامل و پیگیری پشتیبانی از طریق انواع فرآیندهای کسب و کار در درون سازمان، در حالی که اکثریت قریب به اتفاق برنامه های داخلی به طور خودکار توابع خاص است.

هزینه سیستم های غربی حدود محدوده از 400 $ به 1000 $ برای هر شغل، هزینه پیاده سازی، سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز برای اطمینان از یک سند الکترونیکی نرمال شمارش نیست. اغلب خود معرفی هزینه حدود نیمی از هزینه معمول مجوز، به عنوان بسیاری از برنامه برای اتوماسیون از گردش کار اجرا تبلیغات مختلف، اما در برخی شرایط قیمت یک مرتبه بزرگتر. یکی از سخت ترین است همیشه این پروژه اتوماسیون اسناد مالی به اجرای چنین پروژه هایی در مورد هزینه 2/3 برابر بیشتر از هزینه های مجوز.

نرم افزار داخلی به فروش می رسد در 200-600 $ در هر صندلی، و علاوه بر آن گرفته شده به حساب هزینه های برنامه های اضافی و تجهیزات مختلف است. در پایان، محاسبه ارزش نسبی است که در بسیار به همان شیوه که در سیستم های غربی انجام شده است.

ویژگی های

در اکثریت قریب به اتفاق موارد به عنوان یک مسیر اولویت اتوماسیون فرآیندهای مربوط به هماهنگ سازی اسناد، برای مثال، در روند آماده سازی اولیه و اجرای بیشتر از بودجه هستند. با این حال، بسیاری از تیم های حال حاضر با استفاده اتوماسیون اداری و گردش کار، این است که، با روش های ثبت اسناد ورودی و خروجی.

مقدمه ای بر سیستم های الکترونیکی اساسا متفاوت از معرفی هر سیستم های خودکار های دیگر نیست، بنابراین لازم است به ساکن در ویژگی های متمایز از این پروژه است.

ایجاد ذخیره سازی رده سازمانی

مقدمه اتوماسیون سند در هر صورت، فراهم می کند برای مخزن شرکت خاص که در آن برای ذخیره تمام اسناد و مدارک. ساختار منطقی از ذخیره سازی، توسعه و اجرای بیشتر از سیاست های امنیتی، و همچنین سلسله مراتب ذخیره سازی سند نیاز به حداکثر دقت و به توان در مراحل اولیه این پروژه انجام شده است.

این را باید در نظر داشته باشید که تابع ذخیره سازی را می توان در آغاز طراحی مستقر عهده، به طوری که در مراحل اولیه می توان به حرکت تمام اسناد و مدارک از محل ذخیره سازی در حال حاضر به یک مخزن واحد سازمانی. به عنوان یک نتیجه، کاربران می توانند خود را با هر یک از توابع اصلی سیستم گرفت، و به طور همزمان کارشناسی کارشناسی ارشد و کاربرد آن. سرعت بخشیدن به اقتباس از کارکنان برای پیاده سازی سیستم می توانید از طریق استفاده از توابع خدمات مانند هشدار در تغییرات به اسناد و مدارک، به ظاهر از اسناد جدید، و غیره می باشد

بنابراین، گردش کار مورد نیاز برای هر شرکت مدرن است که به دنبال توسعه و بهبود در عملکرد آن است.