نامه سرویس (نمونه)

نامه خدمات یک سند است که بخشی جدایی ناپذیر از ارتباطات تجاری است. اغلب اوقات از طریق ارتباطات پستی منتقل می شود و به عنوان یک روش ویژه برای تبادل اطلاعات عمل می کند.

مفاهیم پایه

مکاتبات تجاری برای حل مسائل مختلف اقتصادی یا تولید مورد نیاز است. با کمک آن، شرکت ها و سازمان ها با محیط خارجی ارتباط برقرار می کنند: شرکا، مشتریان یا سازمان های دولتی. معمولا یک نامه تجاری برای این کار استفاده می شود.

این چیزی است که یک سند نوشته شده به طور کلی نامیده می شود، که می تواند باشد:

• پاسخ به پیام یا درخواست قبلا دریافت شده
• همراهی همراه با اسناد و مدارک دیگر به همراه مخاطب ارسال می شود.
• نامه آغازین، در صورتي که راه ديگري ارتباطي غير ممکن باشد.

هر یک از این گزینه ها ویژگی های خاص خود را دارد. با این وجود، قوانین کلی وجود دارد که بر اساس آن هر نامه رسمی معمولا تهیه شده است. این قابل درک است، به عنوان مثال، به عنوان مثال، با اغلب مکاتبات تجاری، اغلب نتیجه بیشتر معاملات را آغاز می کند. یک سند طراحی شده به درستی می تواند تصور مطلوب بر مخاطب در مورد شریک احتمالی آینده ایجاد کند.

انواع حروف تجاری

بسته به اطلاعاتی که در نامه رسمی وجود دارد می توان آن را:

1. همراه با در صورتی که حاوی پیامی باشد که یک بسته نرم افزاری برای آن وجود داشته باشد.
2. ادعای یعنی، نارضایتی از این یا آن وضعیت (ادعا) را بیان می کند.
3. آموزنده متن دستورالعمل های خاصی را ارائه می دهد.
4. گارانتی فرستنده تایید تحقق در آینده از تعهدات مندرج در سند است.
5. اطلاعاتی نامه حاوی اطلاعاتی است که ممکن است مخاطب را مورد توجه قرار دهد.
6. تبلیغات اطلاعات برای جذب همکاری فراهم شده است.
7. نامه اعلان اطلاعات مربوط به برگزاری رویدادهای عمومی
8. یک نامه تأیید او حقیقت دریافت اسناد و مدارک خاص را مشخص می کند.
9. نامه ای از درخواست متن حاوی اشاره به انگیزه گیرنده برای اقدام است.
10. با نامه ای پیام در آن، فرستنده اطلاعات خاصی را در اختیار طرفین قرار می دهد.

هدف این اسناد پیوند بین سازمان ها و واحدهای سازمانی آن است.

تهیه یک نامه ادعایی

در موارد همکاری، گاهی اوقات موقعیت هایی بوجود می آید که یکی از طرفین به واسطه ی یک دلیل یا دیگری از وظایف خود برآورده نمی کند. در این مورد، شریک اول نامه ای به طرف مقابل خود ارسال می کند. در آن، او، به عنوان یک قاعده، پیشنهادات خود را برای از بین بردن نقض حقوق قانونی خود ارائه می دهد. این نامه رسمی است یک نمونه از این سند می تواند به صورت خودسرانه ساخته شود. نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرد:

1. سبک نوشتن باید با کسب و کار رسمی با نصب یک مشارکت باشد.
2. ماهیت ادعا باید بسیار واضح بیان شود.
3. در طول ارائه اطلاعات، لازم است که به طور قانع کننده با واقعیت های واقعی کار کند.

نامه ادعا باید شامل موارد زیر باشد:

• الزامات فرستنده (نام، آدرس بازگشت و تلفن برای ارتباط)؛
• اطلاعات کامل در مورد آدرس گیرنده؛
• توصیف شرایطی که در آن وضعیت نزاع رخ داد؛
• اشاره به هنجارهای قانونی است که توسط طرف مقابل نقض شده است؛
• الزامات خاص برای رفع نقض با اشاره به زمان اجرا؛
• عواقب دیگری که می تواند رخ دهد، اگر حزب مخالف اعدام آنها را رد کند.

توجه ویژه باید به چگونگی رسم نامه رسمی صورت گیرد. نمونه باید طراحی شود تا مجرمان آن را تهدید نکنند. لازم به ذکر است که این فقط یک یادآوری با نیاز به انطباق با قانون است.

قوانین طراحی

باید توجه ویژه ای به ثبت نام نامه های خدماتی داشته باشد. درست است که قانون برای برخی از قوانین و مقررات سختگیرانه ارائه نمی دهد.

با وجود این، هنگام تهیه چنین اسناد لازم است که نکات اجباری زیر را در نظر داشته باشید:

1. هر نامه تجاری باید بر روی فرم نوشته شود. پیش از آن توسط کارشناسان ثبت شده و توسط دستور رئیس شرکت تصویب شده است.

2. سند باید شامل موارد خاصی باشد:

2.1 اطلاعات مربوط به گیرنده و فرستنده

2.2 شماره خروجی و تاریخ این نامه. این لازم است برای ثبت نام.

2.3 مرجع به اطلاعات مشابه در مورد یک درخواست نامه، اگر این سند پاسخ به آن است.

2.4. هدر

2.5. اطلاعات در مورد دسترسی هر گونه برنامه با نام و شماره آنها.

2.6 اطلاعاتی درباره شخص که این سند را امضا کرده (موقعیت و نام).

3. نامه فقط باید به یک موضوع باشد. حضور چندین موضوع انتخاب انتخاب کننده را پیچیده خواهد کرد.

4. اطلاعات باید بسیار کوتاه باشد، اما قابل فهم است. مطلوب است که متن نباید بیش از دو صفحه باشد.

5. الزامات دریافت کننده را به درستی مشخص کنید. در مورد یک سازمان، دنباله ی زیر باید دنبال شود:

5.1 نام شرکت (در مورد نامزدی).

5.2 واحد ساختاری (در صورت لزوم)

5.3. آدرس مخاطب (در مورد داوطلب).

5.4 حروف اولش

5.5 آدرس پستی شرکت

6. اگر چندین گیرنده وجود داشته باشد، ابتدا یکی از اصلی را نشان می دهد، سپس همه ی دیگر.

اگر همه این لحظات را در نظر بگیرید، طراحی نامه های کسب و کار، در اصل، دشوار نخواهد بود.

سفارش ارائه

برای اینکه سند به درستی تدوین شود، لازم است که نظم خاصی از اطلاعات در آن را مورد توجه قرار دهیم. به عنوان مثال، شما می توانید گزینه نوشتن نامه نامه-نامه را در نظر بگیرید. برای شروع، لازم است به یاد داشته باشید که طبق قوانین آداب، شما باید در عرض 24 ساعت از زمان دریافت آن اطلاعات را واکنش نشان دهید. اگر این یک پیام الکترونیکی است، زمان مطلوب بیش از دو ساعت نیست. در مواردی که امکان پذیر نبود چنین نظری وجود نداشته باشد بهتر است یک پیام متناظر با همکاران ارسال کنید.

در حقیقت، نامه خود را از دو بخش تشکیل خواهد داد:

1. مقدماتی فرستنده موضوع، علت و دلایل آن را ارائه می دهد. در اینجا این امکان وجود دارد که به مقررات هنجاری اشاره شود که توسط قانون به عنوان مبنایی برای ارائه پاسخ ارائه می شود. علاوه بر این، لازم به توجه به برخی نکات مربوط به وضعیت مورد نظر است. آنها به تشریح ماهیت ماده کمک خواهند کرد.
2. پایه این قسمت به منظور روشن کردن و متقاعد کردن هدف است. متن باید روشن، روشن و مختصر باشد، و حقایق ارائه شده بررسی و هدفمند هستند. در صورت لزوم می توان آنها را با چهره های واقعی تایید کرد.

پس از چنین متن، لیستی از برنامه ها معمولا دنبال می شوند. این سند با امضای فرستنده پایان می یابد. علاوه بر این، شما باید بدانید که چگونه یک نامه تجاری بنویسید تا مخاطب را جرم نگیرید. اول، بهتر است شروع به صحبت با عبارت "عزیز" کنید. در مرحله دوم، شما می توانید در متن متن های باارزش مانند "با دقت مطالعه پیشنهادات خود" و یا "با دقت بررسی نظرات خود را" استفاده کنید. چنین پیروی از اخلاق فقط به نفع هر دو طرف است.

روش

تهیه حروف خدمات مسئولیت کارکنان، منشی ها و سایر کارکنانی است که مسئولیت این وظایف را به عهده دارند. هنگام استخدام، آنها باید در دنباله ی خود یک پیوستگی خاص داشته باشند. فرآیند تهیه چنین سند معمولا از طریق مراحل زیر انجام می شود:

1. بررسی دقیق شرایط این موضوع. لازم است به طور کامل وضعیت را به درستی برای ارزیابی راه حل های احتمالی آن به کار گیریم.
2. تهیه پیش نویس نامه در اینجا لازم است که تمام الزامات فوق را مورد توجه قرار دهیم.
3. هماهنگ سازی متن آماده شده. گاهی اوقات باید با توجه به نظرات مدیر، ویرایش شود. او می تواند هر گونه توضیح و یا توضیحات در مورد موضوع.
4. تصویب رهبر آن.
5. ثبت نهایی و امضای سند.
6. ثبت نام نامه
7. ارسال نامه به گیرنده

تنها پس از گذر از تمام این مراحل، نامه، رسیدن به مخاطب، قادر خواهد بود که مأموریتی را که به او داده شده است انجام دهد.

مقررات اجباری

برای تدوین یک نامه تجاری، باید توجه داشت که صفحه اول آن لزوما به صورت خاص چاپ می شود. برای بقیه شما می توانید از ورق های خالی معمولی A4 استفاده کنید. لازم به یاد داشته باشید که قسمت متن خود دارای محدودیت هایی است: 2 سانتیمتر بالا و پایین، سمت چپ 3.5 سانتیمتر، سمت راست 1 سانتیمتر است. اندازه های استاندارد را برآورده نکنید تا اطلاعات در یک ورق مناسب باشد. بهتر است به دنبال همه قوانین و فقط یک صفحه اضافی اضافه کنید.

شما باید متن را طبق تمام قوانین تایپ کنید:

1. برای چاپ، از فونت Standard Times New Roman استفاده کنید. گزینه های دیگر بهترین استفاده را نمی کنند.

2. اندازه قلم نیز تنظیم می شود:

• برای متن اصلی - 14؛
• ترتیب صفحات و توجه به عملکرد - 12.

3. محل جزئیات نیز مطابق با قوانین ساخته شده است:

• فاصله بین خطوط 1 است؛
• هماهنگی متن با عرض "انجام می شود"؛
• انتقال به صورت خودکار قرار می گیرد
• فاصله از شماره ثبت نام به عنوان 2 خط فاصله است و از آن به متن اصلی 3 است.

انطباق با این قوانین برای پردازش مناسب حروف مورد نظر ضروری است.

محل مورد نیاز

برای درست کردن یک نامه تجاری استاندارد به طور صحیح، لازم است که به وضوح بدانید که محل و اجزای آن باید قرار گیرد. پاسخ به این سوالات شامل GOST R 6.30-2003 می باشد. این فرم نامه رسمی را مشخص می کند. در واقع، این نمونه ای است که کل مجموعه تمام اسناد آن به روش خاصی قرار دارد. لازم است به منظور:

1. ادغام فرآیند رسمی کسب و کار (نامه).
2. توانایی تهیه فرم های استاندارد را از پیش تهیه کنید، در حالیکه نیاز به دستکاری بخشی از کار را کاهش می دهید.
3. زمان جستجوی اطلاعات بصری را تضعیف و کوتاه کنید.
4. امکان استفاده از حروف را با استفاده از روشهای محاسباتی و دیگر گسترش دهید.

بنابراین، برای یک نامه تجاری معمولی، 30 استاندارد مورد نیاز در 11 حوزه اجرایی وجود دارد:

• نشان و نماد؛
• نویسنده؛
• داده های اولیه؛
• هدر
• تصویب؛
• آدرس گیرنده؛
• قطعنامه؛
• متن
• امضا و برنامه های کاربردی؛
• توافق و اطمینان؛
• مارک ها

قرار دادن اطلاعات در بخش های مختلف، متخصصان را قادر می سازد تا به سادگی حرکت به سند، و کاربران معمولی روند تدوین آن را تسهیل می کنند.

الزامات اساسی

برخی از مدیران به اشتباه معتقدند که مکاتبات تجاری می تواند به صورت خودسرانه انجام شود و بدون رعایت هر گونه هنجار و قواعد. اما متخصصانی که مسئول این امر هستند، باید شرایط اولیه برای نامه های رسمی را بدانند:

1. وجود یک فرم خاص (اختصاصی).
2. استفاده صحیح و قرار دادن الزامات.
3. متن باید قابل خواندن و ویرایش باشد. برای بیان ماهیت ماده، بهتر است اولویت بندی پیشنهادات مشترک ساده را ترجیح دهیم. برای توضیح مختصر، به طوری که هر کلمه حداکثر اطلاعات را حمل می کند.
4. بسته به نوع، سند باید براساس آن طراحی شود. نامه همچنین ممکن است چندین جنبه داشته باشد. در این مورد، در ارائه باید تلاش کرد تا آنها را متحد کند.
5. استفاده صحیح از هنجارهای تعیین شده برای تایپ کردن.
6. سعی کنید اطمینان حاصل کنید که محتویات نامه عبارات قطعی نیست. گیرنده ممکن است این عبارات را تهدید کند. هنگام ساخت احکام، بهتر است از کلمات مقدماتی "ظاهرا"، "همانطور که شناخته شده"، "ممکن" و "به صورت زیر" استفاده می شود استفاده کنید.

تحقق این الزامات در عمل به درستی مدیریت جریان سند در شرکت کمک می کند.