سازماندهی کار با اسناد

سازماندهی کار با اسناد پرسنل تأثیر خاصی بر کیفیت عملکرد دستگاه اداری، و همچنین شکل گیری و فرهنگ کار کارکنان دارد. کار حرفه ای تر انجام می شود، کارآیی شرکت به طور کلی موفق تر است.

گردش کار داخلی هر سازمانی شامل فعالیت های مختلف برای آماده سازی، نگهداری، پر کردن، کپی کردن، انتقال اطلاعات کسب و کار است. همانطور که در عمل نشان می دهد، حدود هفتاد درصد از وقت کارکنان در این فعالیت ها صرف می شود. باید گفت که سازماندهی کار با اسناد به طور فزاینده ای مهم است. امروزه این فعالیت یکی از عوامل اصلی رقابت یک شرکت مدرن محسوب می شود.

سازماندهی کار با اسناد رویکرد ویژه ای را به داده های دریافت شده و پردازش کسب و کار، هماهنگی فرایندهای تشکیل و تغییر توزیع اطلاعات به دست می دهد. سازماندهی مناسب کار با اسناد زمان جستجو را کاهش می دهد، دقت و صحت داده ها را افزایش می دهد، از بین بردن افزونگی.

با در نظر گرفتن دراز مدت، سه نوع اصلی از کار با اسناد توسعه یافت: مخلوط، غیر متمرکز و متمرکز.

این فرم برای تمرکز انواع عملیات ساختاری موجود در مدیریت یک واحد واحد در شرکت فراهم می کند. چنین تقسیم بندی ممکن است یک اداره عمومی یا پرسنلی، یک کانون و غیره باشد. مستند سازی می تواند توسط یک شخص که یک دبیر است حفظ شود. در هر صورت، مسئولیت واحد یا یک کارمند شامل اجرای یک چرخه کامل پردازش فعالیت ها از زمان دریافت به انتقال به بخش بایگانی خواهد بود. این فعالیت ها شامل دریافت، پردازش اطلاعات کسب و کار، ثبت، ذخیره سازی، کنترل اجرای، ارسال، عملیات مرجع و اطلاعات، سیستماتیک قبل از انتقال به بایگانی است.

سازمان مرکزی کار با اسناد در نظر گرفته شده است منطقی ترین، و در این زمینه، و ترجیح داده شده است. این به خصوص در کسب و کارهای کوچک درست است. هنگام استفاده از این روش سیستماتیک اسناد، هزینه های فعالیت های پردازش اطلاعات به طور قابل توجهی کاهش می یابد. علاوه بر این، سازمان کار کارکنان به طور قابل توجهی بهبود یافته است. با این شکل از سازمان گردشگری سند، تجهیزات اداری موثرتر است، وحدت در فعالیت های روش شناختی و مدیریت مرتبط با پردازش اسناد به دست می آید.

سیستم متمرکز مخالف طرح غیر متمرکز است. در این مورد، برای هر واحد، خدمات خود را برای کار با اسناد تشکیل می شود. در این واحدها تمام عملیات به صورت خودمختار انجام می شود. سیستم غیر متمرکز برای آن نهادها و سازمانهایی که در یک دستگاه منطبق با یکدیگر متفاوت هستند، معمول است. علاوه بر این، این سیستم کار نیز برای آن شرکتها مناسب است، مستندات که در برخی از ویژگیها متفاوت است (برای مثال، نیاز به اطمینان از حفاظت از اطلاعات وجود دارد).

در عین حال شایع ترین شکل سیستم ترکیبی است. در این مورد، بخش خاصی از همه عملیات (به عنوان یک قاعده برای دریافت و پردازش اسناد ارسال و دریافت، ذخیره سازی، تکثیر) در واحد مرکزی انجام می شود. در بخش های ساختاری شرکت، فعالیت هایی برای چاپ (ایجاد)، ساماندهی، ذخیره سازی و آماده سازی برای تحویل به آرشیو انجام می شود.

انتخاب این یا آن طرح کار با مستندات مطابق با ساختار شرکت خود انجام می شود.