ترکیب اسناد در پرسنل، انواع آنها. سفارشات کارکنان چه هستند؟

صرف نظر از ماهیت فعالیت، هر سازمان با افراد کار می کند. ثبت قانونی کارکنان در تمام مراحل روابط کار ضروری است. ترکیب اسناد مربوط به پرسنل ایجاد شده در این موارد شامل انواع مختلف مقالات، مقررات و اطلاعات شخصی است.

کارفرما موظف است نه تنها به صلاحیت اداره اسناد برای ثبت نام پرسنل، بلکه همچنین سازماندهی ذخیره سازی آن، انتقال آن به بایگانی و در صورت لزوم تخریب. تمام این اقدامات باید با قانون فعلی مطابقت داشته باشد.

آنچه در ترکیب اسناد و مدارک در مورد پرسنل ذکر شده است

تمام مراحل حرکت کارمندان باید در مقالات مربوطه منعکس شود. ترکیب اسناد پرسنل منعکس کننده حرکت پرسنل شامل موارد زیر است:

• اسناد مربوط به جستجو و استخدام؛
• اسناد منعکس کننده فعالیت فعلی کارکنان؛
• مقرراتی که روند کار و روابط پرسنل را تنظیم می کند؛
• سفارشات مختلف برای پرسنل، هر دو صادر شده به طور کلی و یکپارچه؛
• مدارک که شامل اطلاعات شخصی در مورد کارکنان است
• اسناد بایگانی در پرسنل؛
• اسناد حسابداری شخصی و پرسشنامه؛
• سایر اسناد مربوط به پرسنل.

قوانین ثبت اسناد در پرسنل

کارمندان پرسنل و خدمات منشیگری شرکت باید در مورد نیاز به صدور اسناد شخصی مطابق با الزامات قانون به یاد داشته باشند. قوانین مندرج در قوانین قانونی شرکت نباید با دستورات بالاتر مخالفت کنند.

اجرای صحیح اسناد در پرسنل سازمانی در دستورالعمل مربوطه نشان داده شده است. در آن با مثال ها و ارجاعات باید تمام تفاوت های ظریف با کارکنان را بر کار کاغذی نشان داد. این قانون هنجاری توسط مدیریت سازمان تأیید و تأیید شده و طبیعت نامحدود است.

اسناد شخصی می تواند به صورت الکترونیکی و به صورت کاغذ صادر شود. اگر متن به صورت دست نوشته شده باشد، لازم است که دقت دستورالعمل را نظارت کنید و سعی نکنید بلوک ایجاد کنید. هر خطای تصحیح شده باید توسط تمبر سازمان تایید شده و با امضای مدیر تایید شده باشد.

اسناد ثبت نام پرسنل اغلب از ماهیت مخفی برخوردار می باشند، زیرا حاوی اطلاعات شخصی تحت قانون هستند. برای کار با آنها فقط یک دایره متشکل از متخصصان مجاز است.

سفارشات پرسنل

در اسناد خدمات پرسنل، دو نوع سفارشات مشخص می شود:

• سفارشات شرکت در فعالیت اصلی، اما در مورد کار کارمندان؛
• سفارشات برای کارکنان شرکت

آنها در شیوه ثبت نام، سفارش تأیید، امضا و انتشار متفاوت هستند. علاوه بر این، کارمندان پرسنلی اغلب با دستورات شخصی کار می کنند. آنها همچنین در آنجا ذخیره می شوند، جدا از سایر اسناد. چنین سفارش هایی در اسناد مربوط به کارمندان سازمان آمده است.

اکثر دستورات شخصی دارای اشکال متحد هستند. راحتی کار با چنین فرمها، وحدت آنها را برای شرکت بیان می کند. با این حال، استفاده اجباری از فرم های استاندارد شده فقط به ساختارهای دولتی و سازمان های بودجه مجاز است. بنگاههایی که دارای مالکیت متفاوتی هستند ممکن است از این قوانین پیروی نکنند.

در میان سفارشات شخصی، موارد زیر بیشتر در معرض دید قرار دارند:

• سفارشات برای پذیرش و اخراج:
• سفارشات برای انتقال و انتقال؛
• سفارشات مسافرتی
• سفارشات برای همه انواع ترک ؛
• اقدامات قانونی در مورد گواهینامه، آموزش و توسعه حرفه ای و غیره.

هر سفارش در مورد پرسنل به کارکنانی که او نگران آن هستند توجه می شود. اگر کارمند سند را به هر دلیلی امضا نکند، در این مورد یک عمل انجام می شود.

تمام سفارشات شخصی باید ثبت نام اجباری را در یک مجله خاص انجام دهند. در عین حال، آنها یک شماره اختصاص داده می شوند که نشان می دهد که آنها برای اجرای آنها ثبت شده و نظارت می شوند. یک کپی از دستور لزوما به یک پرونده شخصی متصل است، سند اصلی برای یک سال به طور جداگانه نگهداری می شود، پس از آن یا به آرشیو ارسال می شود یا تخریب می شود.

اسناد و مدارک شرکت در پرسنل

در هر سازمان، بسته به نوع مالکیت و ویژگی های دیگر، اسناد مختلف بر روی پرسنل شرکت ایجاد خواهد شد. لیست آنها باید در دستورالعمل های مربوط به مدیریت ریسک پرسنل داده شود.

اغلب این موارد عبارتند از:

• برنامه کارکنان؛
• فهرست پست ها؛
• کتاب های کار و فرم های خالی کتاب کار؛
• کپی اسناد شخصی کارکنان؛
• اسناد سوابق شخصی و پرونده شخصی پرسنل؛
• دستورالعمل های رسمی و سایر دستورالعمل ها و قراردادهای کارکنان؛
• سفارشات یا سفارشات مربوط به کارکنان شرکت در رابطه با کسب و کار اولیه؛
• اسناد در کار کمیسیون گواهینامه؛
• دستورالعمل ها و اسناد دیگر برای آموزش و تربیت؛
• اسناد در تعطیلات، نقل و انتقالات و سفرهای کاری؛
• سفارشات و دستورات مختلف در مورد پرسنل؛
• یادداشت ها، اظهارات و شرح شغل از کارمندان و غیره

هر شرکت به طور مستقل انواع اسناد لازم برای پرسنل، و همچنین نحوه ایجاد و ذخیره آنها را تعیین می کند.

ثبت یک پرونده شخصی

اطلاعات مهم و کامل در مورد کارمند در پرونده شخصی خود ثبت می شود. ترکیب اسناد و جزئیات کسب آنها به طور مستقل توسط هر سازمان تعیین می شود و باید در سند هنجاری تجویز شود. ممکن است کپی مقالات را در دو جهت مستقیم و معکوس به صورت گروهی انجام دهید.

امور شخصی می تواند در اکثر کارکنان سازمان و به طور انحصاری بر رهبران و کارشناسان پیشرو انجام شود. با این حال، در عمل، اکثر سازمان ها ترجیح می دهند مجموعه ای از اسناد و سایر اطلاعات مربوط به هر کارمند را بدون در نظر گرفتن موقعیت و موقعیت خود داشته باشند.

دسته بندی اسناد و نسخه های آنها برای ذخیره سازی در پرونده شخصی کارمند:

• یک پرسشنامه یا یک برگه شخصی برای ترکیب اطلاعات بیوگرافی اولیه استفاده می شود؛
• کپی اسناد هویت و تأیید تحصیلات و مدارک تحصیلی - گذرنامه، دیپلم، گواهینامه ها و گواهینامه ها؛
• یک کپی از کتاب کار؛
• درخواست برای پذیرش، انتقال و دیگران؛
• کپی از تمام سفارشات برای کارمند؛
• یک کپی از قرارداد کاری؛
• سایر اسناد شخصی

هر کارمند یک پوشه جداگانه دارد که در آن اسناد لیست شده و نسخه های آنها ثبت می شود. فایل های شخصی به طور جداگانه از سایر اسناد پرسنلی ذخیره می شوند. آنها حاوی اطلاعات شخصی هستند و بنابراین نباید به افراد غیر مجاز دسترسی پیدا کنند.

کارت شخصی: نحوه درخواست

کارت شخصی کارمند برای همه شرکت ها، صرف نظر از نوع مالکیت، اجباری است. این اسناد اولیه برای حساب کارکنان سازمان است.

کارت شخصی حاوی تمام اطلاعات اساسی در مورد کارمند است. معمولا آن را با دست پر کنید، اما با کمک فن آوری مجاز است اطلاعات اولیه را تهیه کنید. کارت شخصی هر زمان که کارمند در سازمان فعالیت می کند نگهداری می شود. در بخش پر کردن آن قرار است یک چاپ را چاپ کنید و آن را بچسبانید.

هنگام تکمیل یک کارت شخصی، به کدهای پیوند توجه کنید. آنها به سمت راست آن جداول نشان داده شده اند، اطلاعاتی که در آن متحد هستند. اطلاعات در این بخش ها باید با طبقه بندی ها و سایر اسناد قانونی مطابقت داشته باشد.

کارت های شخصی به طور جداگانه از سایر اسناد شخصی ذخیره می شوند، در یک قفل امن یا در قفسه فلزی. این سند حاوی اطلاعات شخصی است و موضوع حسابرسی دقیق است. هنگامی که کارمند اخراج می شود، یک ورودی مناسب انجام می شود و کارت شخصی برای ذخیره سازی بایگانی پردازش می شود.

دفترچه یادداشت: ثبت نام و ذخیره سازی

یک کتاب کار یک سند است که تجربه کاری، طول مدت خدمت و موقعیت یک کارمند را تایید می کند. مدیریت آن برای همه اجباری است. این کار در ابتدای کار آغاز شده است و پس از آن یک فرد تا زمان بازنشستگی همراه است.

تعهد برای خرید فرم های خالی و قرار دادن کتاب های کار بر اساس بخش حسابداری سازمان است. کارمندان آن آنها را در ایمن نگهداری می کنند و به صورت تقاضای آنها را به بخش پرسنل می فرستند. این در حساب حساب مناسب انجام می شود. اداره توصیه نمی شود که فرم ها را از کارگران و پاک کننده های پاک کننده کتاب های کارگاهی ناشناخته منشا بگیرد.

کتاب کار همیشه دست نوشته است. سوابق با قلم توپ با جوهر آبی ساخته شده است. اگر یک خطا وجود داشت، آن را باید با امضای دولت و مهر و موم سازمان تأیید و تصدیق کرد . همه نوشته ها باید با قانون و دستورالعمل ها مطابقت داشته باشند.

کتاب های کار را به طور جداگانه از اسناد دیگر، در امن نگه دارید. ممنوع است که به کارمندان و به ویژه اشخاص ثالث داده شود. اگر یک کارمند سازمانی نیاز به دریافت اطلاعات در مورد پرونده ها در این سند، یک نسخه از تمام صفحات ساخته شده است، سپس آنها دوخته شده و هر صفحه مهر و موم شده است. پس از اخراج، کتاب کار به همان روز در اختیار کارمند قرار می گیرد.

ذخیره سازی آنلاین اسناد شخصی

ذخیره سازی مناسب اسناد برای پرسنل یکی از وظایف اصلی پرسنل خدمات پرسنل است. اطلاعات موجود در آنها، به دسته شخصی و به تبع آن تبعیض اطلاق می شود. علاوه بر این، اسناد ذخیره شده و پردازش شده باید با شرایط خاص مطابقت داشته باشند.

قبل از امضای قرارداد کاری با یک کارمند آینده مجوز کتبی برای پردازش داده های شخصی اجباری است. یک کپی از این سند در یک پرونده شخصی یا در یک پوشه جداگانه قرار گرفته است.

تمام اسناد مربوط به داده های شخصی باید جدا از مقالات عمومی نگهداری شوند. دسترسی به آنها تنها به متخصصان منابع انسانی و نخستین رئیس سازمان مجاز است. به اشخاص ثالث و سازمان ها، اطلاعات شخصی کارکنان به شدت ممنوع اعلام شده است. استثنا توسط مقامات قضایی و دادستانی تهیه شده است که به درخواست رسمی مستند شده است.

برای ذخیره سازی اسناد شخصی، یک لیست مجزا از پرونده ها را تشکیل می دهد. پوشه ها و جعبه ها با اسناد در کابین های قفل شده قرار می گیرند. مطلوب است که آنها را از نور مستقیم خورشید و دمای بالا جدا کنند. برای تعداد زیادی از اسناد، توصیه می شود یک اتاق خاص اختصاص دهید.

فایل های شخصی، پرسشنامه ها و کارت های شخصی به صورت آنلاین ذخیره می شوند تا سازمان با یک کارمند خاص همکاری کند. پس از اخراج، آنها به ذخیره سازی بایگانی فرستاده می شوند.

سفارشات برای پرسنل برای یک سال پس از صدور آن نگهداری می شود. دستورالعمل های رسمی و دیگر تا زمان لغو محدود می شود. برنامه کارکنان، و همچنین برنامه تعطیلات سالانه منتشر می شوند و در یک سال پس از اتمام فعالیت، در بخش پرسنل یا در بخش حسابداری ذخیره می شوند.

ذخیره بایگانی اسناد پرسنل

پس از پایان دوره ذخیره سازی عملیاتی، اطلاعات پرسنل به پرسنل بایگانی اسناد ارسال می شود. این می تواند یک بخش از یک سازمان یا یک بیگانه باشد، اغلب یک سازمان دولتی است.

لیست اسناد مربوط به ذخیره سازی بلندمدت بایگانی به شرح زیر است:

• پرونده های شخصی، پرسشنامه ها و کارت های شخصی کارکنان بازنشسته؛
• کتاب کارهای غیرقانونی و برگهای سست؛
• سفارشات و سفارشات برای پرسنل با دوره ذخیره سازی منقضی؛
• نشریات ضبط حریم شخصی اسناد؛
• برنامه کارکنان؛
• برنامه های تعطیلات؛
• اسناد دیگر، نیاز به ذخیره سازی که توسط قانون یا کمیسیون ارائه شده است.

اسناد در آرشیو توسط یک افسر یا معاون منابع انسانی صادر می شود. ممکن است موارد و مقالات دیگر را برای مدت زمان طولانی هم در سازمان و هم در قرارداد در یک موسسه تخصصی ذخیره کنید.

اسناد در پوشه برای ذخیره سازی درازمدت با تاریخ شروع می شوند، از ابتدا شروع می شود. شما باید از امنیت فیزیکی مقاله مراقبت کنید و در صورت لزوم یک کپی تهیه و تضمین کنید. تمام ورق های مورد شماره گذاری شده و دوخته شده اند، پس از آن یک موجودی جمع آوری می شود.

پوشه ها با اسناد باید در یک نظم سخت قرار گیرند. در اتاق خود، حفظ دمای مطلوب و رطوبت کم، و همچنین جلوگیری از نور مستقیم خورشید، ضروری است. قفسه باید به طور منظم از گرد و غبار تمیز شود و اتاق با اسناد برای رسیدگی به جوندگان و سایر آفات.

از بین بردن اسناد شخصی

با وجود ذخیره سازی درازمدت، اسناد مربوط به کارکنان می توانند نابود شوند. پیش از این، جلسه کمیسیون ویژه وجود دارد که در مجموع سرنوشت اسناد شخصی را تعیین می کند.

تخریب همیشه در فهرست موجود، در حضور همه اعضای کمیسیون اتفاق می افتد. این می تواند سوزاندن، تخریب توسط سنگ زنی، پرس و روش های دیگر.

ترکیب اسناد شخصی بسیار متنوع و متنوع است. کارکنان خدمات پرسنلی و مدیریت شرکت ها باید بدانند که چگونه آنها را به درستی ثبت نمایند، ذخیره و نابود کنند.