وظایف مدیر دفتر

اغلب، به ویژه در سازمان های کوچک، مدیر دفتر است که معمولا دبیر نامیده می شود. برای تلفن های موبایل بسیار بیشتر جامد موقعیت، اما این واقعیت است که مسئولیت های مدیر دفتر از منشیگری متفاوت (اگر چه آنها قطعا بسیار مشترک است)، به ندرت هر کسی نگران در این مورد.

مسئولیت کارکنان چیست؟ اولین و مهمترین مسئولیت مدیر دفتر است به کار با اسناد. کارمند دریافت دریافتی مکاتبات، آن را ثبت می کند، دریافت کننده می فرستد به آرشیو، در صورت لزوم. او همچنین قبول برنامه های کاربردی از دیگر کارکنان آنها را به امضای مدیر کل انتقال، اطمینان آنها را مهر و سپس تماس را می دهد. وظایف مدیر دفتر است به کار با اسناد داخلی: سفارشات چاپ و پاکسازی آنها، ذخیره سازی، ارسال به آرشیو و حسابداری، کار با مکاتبات خروجی. فکس، اسکنر، دستگاه فتوکپی، و همچنین به استخدام و چاپ اسناد: اگر لازم باشد، او باید قادر به کار با هر تجهیزات دفتری و اداری باشد. آماده سازی اتاق برای ارائه، نگه داشتن جلسات، ملاقات و پذیرایی از مهمانان و مشتریان به عنوان بخشی از وظایف مدیر دفتر.

اغلب، کارمند است برای مقابله با وظایف سنتی منشیگری: توزیع شرکای دعوت و یا مدیران در هتل ها، اتاق رزرو، بلیط هواپیمایی و بلیط قطار. بسته به ویژگی های شرکت و دفتر خود، مدیر می تواند یک نماینده از شرکت شما در مذاکرات کسب و کار، و انجام وظایف مدیر پرسنل: جستجو برای کارکنان جدید، ایجاد مشوق ها و برنامه های آموزشی، کار طراحی. گاهی اوقات او در مقدمه ای از فن آوری اطلاعات، توسعه برنامه های جدید تمرکز دارد.

وظایف مدیر دفتر فرض دانش:

1. قوانین و مقررات حاکم بر حقوقی، اطلاعات، شرکت کسب و کار.
2. اصول مدیریت، بازاریابی، کارآفرینی و کسب و کار.
3. پایه های جامعه شناسی، روانشناسی، اخلاق ارتباطات کسب و کار، با کارکنان و عموم کار کرده است.
4. روش برای طراحی کسب و کار طرح ها، گزارش ها، طرح ها، قراردادها و موافقت نامه.
5. شالوده مدیریت، اصول ارگونومی و بهداشت حرفه ای

علاوه بر این وظایف، مسئولیت های مدیر دفتر شامل موجودی از دفتر و نرم افزار مورد نیاز برای اجرای مواد مصرفی (لوازم اداری، کاغذ و دیگر لوازم جانبی)، که برای کار از کارکنان مورد نیاز است. همچنین، او موظف است برای حفظ سوابق از این مواد برای اطمینان از صدور خود، برای تعیین نحوه به دست آوردن، سازماندهی و پیگیری پرداخت برای تامین. وظایف مدیر دفتر است برای نظارت بر دولت از تجهیزات دفتری و اداری، که شامل: یک چالش عملیاتی به کارشناسی کارشناسی ارشد برای تعمیرات، جایگزینی به موقع از مواد مصرفی (مانند کارتریج)، هنگامی که آن را غیر ممکن به تعمیر است - جایگزینی تجهیزات دفتری و اداری.

با توجه به قوانین تصویب شده در این شرکت، و مدیر دفتر اندازه آن یا او تماس و فکس طول می کشد، رو به جلو آنها را به شخص مناسب، ارسال فکس و حلقه تا مشتریان و شرکای یا ناظر بر کار منشی، از جمله نظارت بر فرهنگ سخنرانی خود. همچنین در وظایف مدیر دفتر است که برای کنترل وضعیت بهداشتی این دفتر، سازمان برنامه ریزی شده نگهداری، پاسخ کارکنان فنی برای عیب یابی (به عنوان مثال، جایگزینی لامپ و یا سوئیچ سینک).

به طور کلی، به این لیست ممکن است گسترش و یا بسته قرارداد در محل کار. بنابراین لازم است حتی در مرحله مصاحبه به درخواست چه مدیر دفتر (وظایف کارمند در شرکت).