مقررات بایگانی قواعد اساسی آرشیو سازمان ها

آرشیو می تواند به عنوان یک زیر ساخت واحد ساختاری یک سازمان باشد یا بخشی جدایی ناپذیر از کار دفتر باشد. این بستگی به حجم جریان کاری موجود دارد.

چگونه می توان آن را سازماندهی کرد

ایجاد آرشیو هر سازمانی یا سازمان نیاز به اجرای مجموعه ای از فعالیت های خاص دارد:

1. لازم است یک مکان ذخیره سازی مناسب برای اسناد انتخاب شود و به درستی آن را تجهیز کند.
2. باید مراقب باشیم که چنین شرایطی را ایجاد کنیم که مطابق با معیارهای قانونی باشد.
3. لازم است آن را از نقطه نظر فنی تجهیز کنیم - برای خرید و نصب تجهیزات لازم برای بایگانی.
4. سپرده گذار باید یک روش برای سازماندهی آرشیو تمام اسناد لازم را سازماندهی کند.
5. چارچوب قانونی این واحد باید توسعه یابد و مورد تایید قرار گیرد.

پیاده سازی این اقدامات، حفظ اسناد بایگانی و نگهداری آنها در کشور مورد نیاز را تضمین می کند.

چه کسی بایگانی می کند؟

و الزامات لازم برای آن دسته از کارکنانی که بایگانی و ذخیره بیشتر اسناد را سازماندهی می کنند؟ آیا می توان موقعیت های نگهدارنده خود و، برای مثال، وزیر امور خارجه یا کارمند را ترکیب کرد؟

بایگانی سازی متخصص است که وظایف آن سازماندهی فعالیت های بایگانی است. برای ایمنی اسناد مورد تأیید او، او کاملا مسئول است. کار او بدون گذر از یک دستورالعمل خاص و یا حتی (در صورت لزوم) کارآموزی در موسسه آرشیو امور خارجه غیر ممکن است.

توابع آن را می توان به کارمند دیگری منتقل کرد، که یک شغل نیمه وقت است. به عنوان یک قاعده، وظایف بایگانی کننده به یک کارمند فرد اختصاص داده می شود در صورتی که حجم اسناد سپرده شده به اندازه کافی بزرگ باشد. در سازمان های بزرگ، جدول کارکنان یک پست جداگانه برای این منظور فراهم می کند. در همان مورد، معمولا دستورالعمل رسمی مشخص می شود که نوع کاری که سپاه پاسداران را به عهده دارد، وظایف و حقوق او است.

مهم ترین نظم این است

موارد موجود در آرشیو سازمان بر اساس یک برنامه خاص طراحی شده منتقل می شود. تدوین آن باید با سران هر یک از واحدهای سازمانی، که برای انتقال اسناد است، و توسط آرشیو تایید شده، هماهنگ شود. از آنجاییکه اسناد کار در بایگانی نه تنها ذخیره می شود، بلکه همچنین به صورت دوره ای مورد استفاده قرار می گیرد، لازم است که قوانین صدور آنها (در صورت لزوم) با توجه به برنامه های ارسال شده توسط کارکنان سازمان و همچنین ذینفعان ثالث تعیین شود.

صدور اسناد باید در برخی از کتاب های ثبت نام ذکر شود. برای پردازش این فرایند، الزامات-دستورات وجود دارد، برای انتقال پرونده ها برای روش استفاده موقتی به سازمان های خارجی (از جمله موارد دیگر ممکن است شامل دادستان و دادگاه) باشد. اسناد به مدت یک ماه به کارمندان خود و حداکثر سه ماه به نمایندگان ساختارهای خارجی صادر می شود.

قواعد اساسی آرشیو سازمان ها

آرشیو عمل، و همچنین هر بخش زیر ساختی، بر اساس یک مقررات خاص تایید شده توسط مدیریت است. کارکنان او در توصیف کار خودشان را در کار خود پی می گیرند. مقررات تصویب شده در این سازمان، قوانین اساسی را برای عملیات بایگانی سازمان ها (وضعیت، عملکرد، اندازه گیری حقوق و مسئولیت ها و ترکیب اسناد لازم) ایجاد می کند. وظایف اصلی آن عبارتند از:

1. برای تکمیل آرشیو با اسناد که ترکیب آن در بخش جداگانه این مقررات ذکر شده است.
2. پرونده مواد را نگهدارید و ایمنی خود را تضمین کنید.
3. یک دستگاه علمی و مرجع برای اسناد موجود ایجاد کنید.
4. اجازه دهید مراحل استفاده از مطالب آرشیو انجام شود.

اگر سازمان دارای اسناد و مدارک باشد که می تواند به صندوق بایگانی فدراسیون روسیه مربوط باشد، سپس یکی از وظایف خارجی این واحد ساختاری، تهیه و انتقال آنها برای ذخیره سازی دائمی به مخزن دولتی است.

عملکرد آن

توابع بایگانی به طور سیستماتیک از وظایف اختصاص یافته به آن پیروی می کنند. مهمترین آنها عبارتند از:

1. نگه داشتن لیستی از منابع خود را، یعنی سازمان ها یا واحدهای سازمانی.
2. از آنها در اسناد رسمی برای ذخیره سازی دریافت کنید.
3. با توجه به مواد دریافت شده و اطمینان کامل از ایمنی خود اطمینان حاصل کنید.
4. برای ایجاد و نگهداری یک سیستم کمک به اسناد بایگانی.
5. حفظ شخصیت اطلاعات مدیریت و تمام واحدهای سازمانی آن سازمان.
6. سازماندهی صدور و استفاده از مستندات مطابق با درخواست افراد و اشخاص ثالث، در نظر گرفتن و تجزیه و تحلیل روند استفاده از این.
7. اظهارات و پاسخ های رسمی را به درخواست شهروندان از طبیعت اجتماعی-قانونی آماده کنید.
8. فعالیت های انجام شده برای ارزیابی ارزش یک سند، سازماندهی روش انتقال آنها را برای ذخیره سازی دائمی به بایگانی شهرداری یا ایالتی (در صورتی که این سازمان یکی از منابع دریافت آرشیو های فوق) باشد.
9. برای بررسی صحت ثبت نام و تشکیل پرونده های بایگانی در منابع خرید - هر دو در واحد های ساختاری خود و در سازمان های دیگر.
10. سازماندهی کار برروی نام تجاری کسب و کار شرکت.
11. برای ارائه مشاوره عملی و روشمند در کار با اسناد به هر واحد ساختاری.
12. شرکت در روند توسعه کسب و کار بایگانی و حمایت از مدیریت اسناد.
13. برای شرکت در فعالیت های انجام شده به منظور بهبود مهارت های کارکنان بایگانی و کارکنان در پست های مربوط به حمایت از اسناد مدیریت.

کجا قرار دارد

بیایید در حال حاضر در نظر بگیریم، شرایط لازم برای قرارگیری بایگانی چیست. مهمترین چیزهایی که باید مورد توجه قرار گیرد اینست که نباید در هیچ سازه ای که ویران شده است، ساختمان هایی از چوب، ساختمان هایی که ممکن است شامل نه تنها ساختمان های اساسی، بلکه آویخته های با زیرزمین، و همچنین در ساختمان ها، داشتن گرمایش اجاق گاز

اگر در کل، ساختار به ذخیره سازی اسناد کاغذ اقتباس شده است، یک اتاق جداگانه لزوما برای بایگانی محفوظ است.

اگر سازمان شما قصد دارد آرشیو خود را در آینده نزدیک ایجاد کند، در زیر می توانید با لیستی از الزامات آشنا شوید که باید در روند آماده سازی آنها مورد توجه قرار گیرد. بنابراین، ضروریات اساسی برای آرشیو کردن، که وظیفه آن است با دقت و با اطمینان تمام اسناد لازم را ذخیره کنید.

لیستی از آنچه باید در دسترس باشد

1. بایگانی
2. پیش فرض برای دریافت اسناد، ذخیره سازی موقت آنها، و نیز تطبیق.
3. اتاق که در آن اسناد مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
4. اتاق کار (یا اتاق) برای کارمندان.

وقتی مکان کافی نیست ...

در صورتی که منطقه آرشیو اجازه تخصیص چندین اتاق را ندهد، فضای تک باید به مناطق متصل شده توسط پارتیشن ها تقسیم شود. الزام اصلی، که باید در این مورد به شدت پایبند باشد - جدا از هر جای دیگر ذخیره سازی اسناد و کار با آنها.

یک ساختمان جداگانه یا یک ساختمان که به عنوان یک فروشگاه سند ساخته شده و به عنوان بایگانی مورد استفاده قرار می گیرد، باید از اشیایی که از نظر امکان آتش سوزی خطرناک است حذف شود. نمونه هایی از این پارک ها، ایستگاه های گاز و یا گاراژ ها هستند. در مجاورت ساختمان یا محل آرشیو، هیچ جزیی نیست که به عنوان منابع آلودگی هوا باشد.

ایده آل آرشیوها همیشه باید در یک ساختمان جداگانه قرار بگیرند، طراحی شده فقط برای این ساختمان، ساخته شده در مطابق با تمام قوانین و مقررات لازم است. اما، متاسفانه، واقعیت شرایط آن را تعیین می کند و در اکثر سازمان ها، اسناد در مکان های موجود موجود ذخیره می شوند، برای این منظور تبدیل شده و سازگار می شوند.

قوانین چه می گویند

بیایید با قوانین و مقررات مربوط به ساختمان ها و محل بایگانی آشنا شویم. آنها به شرح زیر هستند:

1. ساختمان، جایی که قرار است یک تأسیسات ذخیره سازی آینده داشته باشد، باید به عنوان یک اداری اداره شود. به شدت ممنوع است که بایگانی را که در آن خدمات غذا، فروشگاه های مواد غذایی قرار دارد، ذخیره می شود، مواد ذخیره شده از دسته های آتش سوزی و تهاجمی، و فن آوری های شیمیایی مناسب استفاده می شود.
2. این امکان وجود ندارد که آن را در یک اتاق یخ زده قرار دهید و شرایط بهداشتی و بهداشتی مشاهده نکنید. عدم پذیرش ساختمان آرشیو خراب شده قبلا ذکر شده است.
3. مهم است که مطابق با الزامات آتش نشانی برای قرار دادن بایگانی باشد. ایمنی آن برای آتش سوزی احتمالی یکی از اساسی ترین شرایط برای ذخیره سازی قابل اعتماد اسناد است. در ژانویه 2009 وزارت فرهنگ روسیه با سفارش شماره 3 تعدادی از الزامات قانونی که در قوانین ویژه ایمنی آتش نشانی برای آرشیوهای دولتی و شهری فدراسیون روسیه تایید شده است را تصویب کرد. هنگامی که یک سند را ذخیره می کنید، این مقررات باید دقیقا مورد توجه قرار گیرد.
4. ساخت و ساز ساختمان باید اطمینان حاصل شود که نمی تواند آب گرفتگی شود. اتاق باید خروجی اضافی داشته باشد. در هیچ موردی امکان عبور از آن از یک خط لوله اصلی (یا تحمل آب یا گاز) وجود ندارد.

آیا امکان قرار دادن آرشیو در زیرزمین وجود دارد؟

بسیار توصیه می شود که ذخیره سازی بایگانی در اتاق زیرزمین، طبقه های بالای بالکن یا قرار دادن فضای حیاط به صورت مجزا قرار ندهید.

در صورت ضرورت حاد، ممکن است استثنا به این قاعده باشد. آنها هنگامیکه زیرزمین خشک و گرم می شوند و تهویه مصنوعی مجهز هستند، قادر به ارائه دو یا سه بار مبادله هوا در یک ساعت می باشند. بایگانی در طبقه بالا یا در اتاق زیر شیروانی امکان پذیر است تنها در صورتی که رژیم دما و رطوبت مناسب تضمین شود.

اهداف مهم برای قرار دادن آرشیو با توجه به دستگاه سیم کشی بسیار مهم است. این باید نوع بسته با سوکت پلاگین hermetic باشد. کابل های برق قابل حمل با عایق لاستیکی تامین می شود. شما نمی توانید یک انبار سوئیچ عمومی یا طبقه در محل داشته باشید.

مواد ضدعفونی کننده و غیر خورنده به عنوان مواد ساختمانی برای اتمام ذخیره سازی بایگانی انتخاب می شوند. سیستم آتش نشانی باید با وسایل خنثی، امن برای اسناد مجهز شود. مجاز به استفاده از آتش در ذخیره سازی نیست، برای روشن کردن دستگاه های گرمایش یا جایگزینی اشیاء خارجی.

بیایید خلاصه نتایج

پس از آوردن منطقه انتخاب شده به انطباق با تمام الزامات بالا برای بایگانی، تصمیم نهایی در مورد اینکه آیا آن مناسب یا غیر قابل استفاده است ساخته شده است. پس از چک کردن بازرسی های بهداشتی و اپیدمیولوژیک و نظارت بر آتش سوزی، چنین تصمیمی ممکن است. آرشیو می تواند جایی که در نظر گرفته شده است، تنها پس از روش برای عبور یک معاینه دقیق.

هدف آن مشخص کردن مقاومت آتش اتاق و تعیین درجه مناسب، بررسی ساختارهای اصلی برای دوام، بررسی تأثیر کف کف بین طبقه از نظر بار بالقوه (تجهیزات بایگانی و وزن اسناد ذخیره شده)، بررسی وضعیت موجود و شرایط فعلی سیستم های تهویه و گرمایش است.

نمایندگان سازمان (معمولا کارمندان آژانس آینده) و کارکنان خدمات مرتبط - ساخت و ساز، آتش، امنیت و غیره، در ممیزی شرکت می کنند. نتایج بررسی ها در گزارش نهایی منعکس شده است.