قرارداد ذخیره سازی در سازمان: در چارچوب مقررات، زمان بندی

قرارداد ذخیره سازی در ارتباط با برخی از مشکلات. به طور خاص، در برخی موارد بسیار دشوار است برای تعیین که نوع منسوب به ابزار خاص، چگونه به آن را ذخیره، تحت چه شرایطی، چگونه برای از بین بردن و غیره. همه این عوامل توسط قانون اداره می شود، اما به دلیل این واقعیت است که یک و همان قرارداد در شرایط مختلف ممکن است دوره های مختلف ذخیره سازی نیاز، اغلب انواع و اقسام مشکلات، ابهامات، و غیره. درک همه این لازم است، اگر چه می توان آن را روی حیله و تزویر. باید درک که در مورد نیازهای غیر قانونی در زمینه هایی مانند قرارداد ذخیره سازی در آرشیو، مدیریت مدارک ممکن است نه تنها بی اثر است، بلکه خطرناک از نظر مجازات ممکن یا مجازات باشد.

چرا نگه داشتن؟

این قرارداد باید در همه زمان در دسترس باشد نه تنها در زمان اقدامات خود، بلکه پس از آن. شما ممکن است برخی اطلاعات، که در آن اسناد منعکس شده است، برخی از داده ها که از مدیریت تقاضا، و غیره نیاز دارند. بسیاری از اختلافات، که معمولا در این واقعیت است که یک یا طرف دیگر از ایمان بد مناسب به تعهدات خود شامل می توان با استفاده از معاهده خارج از دادگاه و به طور رسمی در دادگاه خطاب. شما همچنین باید امکان اجرای ممیزی های دوره های خاصی می باشد که توسط هیأتهای نظارتی دولت اجرا در نظر بگیرید. آنها همچنین می توانند اسناد و مدارک درخواست برای یک دوره خاص، و اگر قرارداد های ذخیره سازی در سازمان، مدت نابودی آنها، و دیگر توابع مشابه به درستی انجام، ممکن است در معرض جریمه بسیار شدید است. به طور طبیعی، اولین چیزی که می تواند به سرزنش رهبری، اما پس از تثبیت وضعیت است، رئیس لزوما به یاد داشته باشید کسی مقصر است، او تا به حال مشکلات از آبی. که در این قرارداد است و هر گونه اسناد دیگر باید زمان به شدت تصریح نگه داشته شود. بسیاری از شرکت ها به طور کلی ترجیح می دهند به طور منظم گسترش بایگانی، و هیچ چیز در همه برای از بین بردن به منظور جلوگیری از مشکل ممکن است، از به اشتباه و سپس با چنگک جمع کردن عواقب.

قانون

قرارداد ذخیره سازی در سازمان قانون توصیف کاملا به وضوح، اگر شما را به حساب این واقعیت است که همیشه ممکن است به درستی برآورد این یا آن سند است. به طور کلی، قرارداد به طور مستقیم به قانون جداگانه است، آنها در لیست کلی از اسناد استاندارد آرشیوی (و یا مدیریت اسناد بایگانی شده)، که در روند عملکرد سازمان ها، سازمان های دولتی، دولت های محلی و غیره تشکیل می شود. هر دو گزینه لیست هر دو با مدیریت و با اسناد معمول، تایید شده توسط وزارت فرهنگ و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه. نوع که مربوط به اسناد اداری، و عدد 558 از 2010/08/25 سال، و نوع دوم - № 1182 از سال 2007/07/31. مطالعه این اسناد بسیار توصیه می شود، اما بهتر است برای منزوی کردن فرایند یادگیری برای خود دقیقا آن مقالات، که در یک موسسه خاص استفاده می شود و مربوط به یک منطقه خاص از مسئولیت. فهرست اطلاعات بیش از حد به آن همه به یاد داشته باشید، اما اگر شما آنچه اسناد و مدارک به چه اعمال و چه مقدار ذخیره شده است، به احتمال زیاد، قراردادها ذخیره سازی خواهد شد بسیار ساده تر و آسان تر تعیین می کند. در بسیاری از موارد، تمام کاغذ استفاده می شود تحت پوشش 3/4 امتیاز، به مطالعه در جزئیات است که چندان دشوار نیست.

انواع مختلف

آن استفاده می کند دو سیستم اصلی از موافقت جدایی برای حفاظت از خود را. بنابراین، حداقل سیستم مشترک است که با اتصال به عمر مفید. تشخیص های کوتاه مدت، بلند مدت و ذخیره سازی مداوم است. اولین گزینه شامل یک قرارداد برای یک دوره تا 10 سال است. دوم - بیش از 10 سال است. دائمی است که اغلب تنها زمانی که از بین بردن سند نمی تواند در همه استفاده می شود. این سیستم بسیار مناسب است. قرارداد ذخیره سازی در آرشیو، که شرایط به این شکل تعریف شده است، اغلب به سردرگمی منجر و خطاهای از واقع کمک می کند تا برای قرار دادن فرآیند نگهداری سوابق. از آنجا که یک سیستم مشترک است که با اتصال به نوع قرارداد. اکثر شرکت های آنها در می آیند سه رقم کننده: پروفایل های خانگی، و نیروی کار. اول و دوم در بیشتر قسمت ها مشابه هستند، و آنها معمولا تنها برای پنج سال نگهداری می شود. این قابل درک است که در زیر به مشخصات به تمام قراردادها و اسناد به طور مستقیم به زمینه فعالیت های اصلی سازمان مربوط می شود. سوم، نوع قرارداد کار، در بسیاری از موارد است، نیز ذخیره شده تنها 5 سال است، اما در برخی شرایط، این دوره ممکن است به طور قابل توجهی افزایش می دهد. به عنوان مثال، اگر هیچ حساب وجود دارد، پس از یک قرارداد باید برای به اندازه 75 سال است که خیلی راحت نیست ذخیره می شود. در واقع، اگر شما نمی ویژه به مشکل بروید، آن را می توان خودسرانه محدود کردن عمر مفید 5 سال و در مورد مشکل فراموش کرده ام. اما در چنین شرایطی احتمال زیاد به دست برخی از عوامل که می تواند دوره که در طی آن قرارداد ذخیره سازی در فرمت های مشابه باید اجباری شود افزایش می دهد، و این زمانی که شما می توانید مطمئن باشید که جریمه و یا سایر مشکلات، که تلاش می کند برای جلوگیری از هر فرد عاقل است.

انتقال به آرشیو

روش برای انتقال از قرارداد سپرده در آرشیو، شرایط است که در حال حاضر تمام شده، ممکن است بسته به این شرکت متفاوت است. در برخی موارد، کارکنان به سادگی اتصال سند به یکدیگر و در گوشه ای تاریک، که از آن یک آرشیو قرار داده است. اما از یک شرکت دیگر کل فرایند را می توان به وضوح در اسناد استاندارد شرح داده شده، خواهد فرد مسئول برای فایل، و یا حتی یک قوانین نامگذاری خاصی برای پر کردن در حال حاضر، ورود و غیره. هر دو گزینه را می توان راحت، بسته به عوامل بسیاری دارد. به عنوان مثال، اولین گزینه شرکت کوچک مناسب با گردش مالی متواضع است. وجود خواهد داشت بسیاری از اسناد نیست، که شما همیشه می توانید به راحتی تمام در گوشه ای تاریک مشابه را پیدا کنید. اما دوم، گفت که اوضاع جدی مناسب برای شرکت ها، که برای تعداد زیادی از کارکنان حساب است، و به سادگی باید به نحوی بود که در سند غرق نمی شود. قاعده کلی این است که قراردادهای مختلف در سازمان از هر شکلی از مالکیت، زمان انتقال به آرشیو است. به عنوان یک قاعده، کارکنان مورد نیاز برای ارسال مدارک تا یک دوره خاص، بدون در نظر گرفتن زمانی که آنها در واقع از مراحل زمان فرار. و معمولا، مانند بایگانی در آغاز سال رخ می دهد. است که، حتی اگر قرارداد به پایان رسید در ماه فوریه، هنوز هم باید تا سال بعد صبر کنید تا آن را در ذخیره سازی.

تخریب

همانطور که در بالا ذکر شد، فقط به خاطر اینکه شما نمی توانید شرایط را از بین ببرد. در ابتدا شما باید مطمئن شوید که واقعا در زمان مناسب بود. تنها پس از آن می تواند به ما این سند را از بین ببرد. اما این اقدامات اغلب می تواند خطرناک باشد عواقب آن، همین دلیل است که اکثر کارکنان ترجیح می دهند به آنها را صرفا با رهبری تحریم. مثل این می رسد: کارمند جمع آوری یک نمونه از تمام اسناد و مدارک است که در حال حاضر دوره و یا رو به پایان است. قرارداد ذخیره سازی در کارخانه، آن مطلوب باید ساخته شده است به طوری که این روش نمونه گیری یک زمان طولانی و جو در زمان است. سپس، بر اساس لیست به دست آمده، گزارش مدیریت ساخته شده، سند امضا شده است، واصل، و تنها پس، زمانی که همه این کار انجام شود، آغاز می شود روند تخریب قراردادهای مستقیم و دیگر اوراق بهادار مشابه است. قرارداد ذخیره سازی در آرشیو به صورت منظم - بهترین راه حل، به ویژه از برخی از شرکت حتی مدیریت آن را به یک کمی، از دادن آنها به بازیافت و غیره.

ضبط مثال و سیستم ذخیره سازی

برای درک بهتر از تمام ویژگی های و نقاط اصلی فعالیت می تواند در یک مثال گردش کار ذخیره سازی اسناد و مدارک سازمان نسبتا ساده است. بنابراین، یک عضو هیات، معمولا کسی از کارکنان حسابداری، که مسئول ذخیره سازی قرارداد با پیمانکاران، و یا هر اوراق بهادار مشابه دیگر وجود دارد. این یک پوشه جداگانه جایی که آنها تا زمانی که عمل زندگی می کنند. به محض این که یک قرارداد بسته است، آن را به یک پوشه مختلف منتقل شده است. این راحت به ثبت نام ویژه در فرم الکترونیکی، که در آن این اسناد به ترتیب لیست می خواهد، نشان می دهد دوره ذخیره سازی. اما در ابتدا، این دوره باید تعریف شود. بهترین کار این است که برای اجرای یک پوشه برای تمام گروه ها، که در یک راه یا دیگری مربوط به قرارداد، به منظور درک بهتر جوهر خود را. با تجربه نیاز به چنین عمل ناپدید می شوند. سپس، هنگامی که دقیقا روشن شدن آنچه که آن را نشان دهنده هر یک از اسناد مهر ذخیره سازی بتن مدت. در برخی از موارد آن را مناسب برای مشخص قرارداد و تاریخ بسته شدن خواهد بود، priplyusovyvaya او 5 سال (یا بیشتر) به دقت اشاره کردن دقیقا زمانی که کاغذ را می توان از بین برد. در واقع، حتی در آغاز این سازمان از روش مسئله بود بسیار دشوار است، اما پس از استفاده طولانی مدت از آن هنوز هم بیشتر و ساده تر خواهد بود. هنگامی که قرارداد ذخیره سازی در سازمان است که نابودی زندگی در حال حاضر تصویب شده است، استاندارد خواهد شد، تمامی مراحل در دقیقه است. و پس از آن سال هنگامی که شما می توانید اسناد خاص را نابود کرد. آنها از پوشه حذف، دو چک برای خطاهای احتمالی و، همراه با لیست این مقالات، ارائه شده به سرپرست. او، به نوبه خود، باید یک بار دیگر که آیا تمام چک به عنوان در لیست مشخص شده، آن را به عنوان رئیس مجرمان در صورت بروز مشکلات باقی می ماند. اگر همه چیز درست است، سر امضا اجازه برای از بین بردن و این که در آن هر کس می آید به عنوان هوش خود را دارند. کسی که فقط اشک و پرت. دیگران با استفاده از پاره پاره کننده. دیگران در سطل زباله نشستن، رایت و غیره.

هنگامی که دوره حفظ آغاز می شود

این یک سوال بسیار مهم است، چرا که آن را افزایش می دهد یک بسیاری از اشتباهات با آن است. قرارداد ذخیره سازی در شرکت از بلاروس و یا فدراسیون روسیه در این مورد، دقیقا همان است، و در حال حاضر آغاز می شود که سال جدید آغاز می شود، که در آن سند خاص دیگر معتبر. به عنوان مثال، یک قرارداد، که به پایان رسید در 15 ژوئیه 2010. لازم برای حفظ به مدت 5 سال است وجود دارد، اما می توان آن را به 15 جولای، 2015 از بین ببرد، و در اوایل 2016. این است که، این گزارش رفت و در 2011/01/01، و نه از هفتمین ماه سال گذشته است. معمولا، به منظور به حداقل رساندن هر احتمال خطا، به مدت 1 سال قبلا تعریف شده اضافه شده است. و تنها پس از آن گذشته است، روند تخریب آغاز می شود.

ویژگی های ذخیره سازی

به طور کلی، توصیه های خاص در مورد چگونگی آن باید نگاه کنید و کار آرشیو وجود دارد. در حالت ایده آل، ذخیره سازی قرارداد مسئولیت، پرداخت به پیمانکاران، توافق نامه های کار و گونه اسناد مشابه باید در یک مکان تهویه و خشک باشد. علاوه بر این، این مقالات در قفسه های (باز یا بسته) قرار داده است. اگر آنها به فرم گزارش دقیق و یا اسناد مشخص شده "راز تجارت" تعلق دارند، باید آن را سفس ویژه وجود داشته باشد. در اصل، هیچ کس این نقطه بررسی کنید، زیرا این توصیه به مشاهده کند که شرکت سود آور ترین است. خط پایین بسیار ساده است: اگر شما برای سیستم ذخیره سازی خود را مجازات نمی کند، آن را برای عدم از اوراق بهادار، که نیاز به اغلب مجازات شوند. و اگر سیل وجود دارد، و یا اسناد خواهد شد به هیچ وجه مشابه دیگر را نابود کردند، سرزنش برای این تنها یک شرکت خاص است.

مسئولیت و نوازندگان

مسئولیت اصلی و اولیه از همه که وارد قرارداد ذخیره سازی باید رئیس سازمان باشد. او بود که در حضور از مشکلات مسئول به دولت خواهد بود و از تمام مشکلات ممکن رنج می برند. بعلاوه، به دنبال پس از او، آن است که معمولا حسابدار ارشد، وکیل و کارمند که مسئول حفاظت از اسناد است. اما معمولا، همه این افراد باید مجازات شود در حال حاضر سر به میزان خطا مرتکب شده توسط آنها. در واقع، بسیاری از سازمان های نسبتا کوچک برای سیستم قرارداد نظارت نهفته است با بخش حسابداری. و در این حسابدار ارشد بخش یا انتصاب خود، و یا به عنوان یک رای کلی، فرد خاص در هزینه است. در برخی موارد، فرد دریافت یک افزایش کوچک در دستمزد، که باید برای حجم اضافی کار را جبران کند، اما در اغلب موارد، آخرین نقطه به سادگی چشم پوشی، با تاکید بر کمبود بودجه و یا دیگر عوامل مشابه است. در موارد نادر تر، مسئول حفاظت از اسناد به طور کلی، و در قراردادهای خاص، عمل می کند وکیل. اما آن را بسیار راحت نیست، چرا که این فرد تنها می تواند مسئول قرارداد باشد، و بقیه از مقالات او با استفاده از به تنها سطحی. بیشتر راحت هنگامی که یک نفر است که به این کار مشغول است. این خواهد بود که دقیق ترین و مرتکب نشده اشکالات تند و زننده خرده مانند این می تواند کارکنان دیگر را.

نتیجه

قرارداد ذخیره سازی در سازمان است که بر اساس پیروی کامل از تمام مفاد قانون انجام شده است. این یک پیش نیاز، که می تواند در تمامی مسائل، از شرکت را است. در این مورد، تفاوت های ظریف کوچک، مقررات داخلی، ثبت و اسناد و مدارک مرتبط ممکن است از شرکت به شرکت متفاوت است. فرد اصلی مسئول نظر گرفته می شود رئیس، اما او می تواند این لحظه شخص دیگری واگذار. این کار مدیریت را تسهیل کند، اما آن را از عمق مسئولیتی در قبال اشتباهات ممکن را حذف کنید. که کارمند است که مورد اعتماد برای کار با اسناد بایگانی شده است، باید به عنوان مسئول و به وضوح درک وظایف خود را در ازای پول واقعی، به جای قدردانی کلامی، که آن را معمولا با افزایش بار بدون پرداخت غرامت آن با بودجه های اضافی به پرداخت است.