آموزش کار اداری به عنوان یک سند هنجاری

یک اقدام قانونی رسمی که برای تهیه و تهیه اسناد (و همچنین برای کار با آنها) در هر سازمان تعریف و ایجاد می کند، دستورالعمل برای نگهداری مدارک است. این باید در هر سازمانی، در هر شرکت و موسسه موجود باشد. یک دستورالعمل برای نگهداری مدارک بدون شک بر اساس اسناد و مدارک قانونی و متدولوژیکی توسعه یافته است. اما، در عین حال، باید ویژگی های فردی کار دفتر کار یک سازمان خاص، ترکیب پست ها و اسناد، ساختار سرویس، دسترسی به آرشیو ها و میزان کامپیوترازی تمام عملیات مدیریت اسناد را در خود نشان دهد. از این رو است که دستورالعمل ها برای ثبت یک سازمان خاص همیشه اصلی هستند و تمام تفاوت های ظریف و ویژگی های ترکیب و پردازش اسناد ذاتی تنها در این ساختار را در نظر می گیرند.

هنگام تهیه این سند هنجاری برای شرکت شما می توانید از دستورالعمل استاندارد استاندارد برای کار دفتر استفاده کنید، از نکات اصلی که برای همه اجباری است استفاده کنید و مواردی را اضافه کنید که باید به طور انحصاری برای سازمان شما مشخص شود.

به عنوان یک قاعده، کتابچه راهنمای نگهداری ضبط شامل مفاد عمومی، بخش های مختلف موضوعی و برنامه های مختلف می شود. مقررات عمومی محدوده دستورالعمل، چارچوب قانونی و مسئولیت عدم انطباق را مشخص می کند. بخش های موضوعی حاوی اطلاعات مربوط به انواع اسناد و مدارک ثبت، دیده، تولید مثل، صدور گواهینامه و ذخیره سازی هستند. مطابق با مشخصات شرکت، این بخش قابل توجهی می تواند گسترش یابد. بسته به شرایط کار در حال تغییر و معرفی تکنولوژی های جدید، بخش های موضوعی می توانند تغییر و تکمیل شوند. پیوست های این کتابچه حاوی مقالاتی است که نشان داده شده است: نمونه هایی از فرم ها، تصورات مهر و موم و تمبر، جریان نمودار نمودار سند و فرم نمونه.

دستورالعمل در برخی موارد ممکن است موقت باشد (دستورالعمل برای مدیریت سوابق در دادگاه منطقه یا نیروهای مسلح). دستورالعمل موقت در کار اداری برای یک دوره معین، به عنوان مثال، قبل از راه اندازی دائمی، تایید شده است. این تصمیم به طور جداگانه است!

یک دستورالعمل به خوبی نوشته شده در مورد ضبط، تمام پروسه کار با اسناد و توالی منطقی تمام عملیات تکنولوژیکی را نشان می دهد. این فعالیت نه تنها خدمات اداری بلکه تمام ادارات دولتی را نیز تنظیم می کند. این دستورالعمل تنها با دستور رئیس سازمان تصویب و اجرا می شود و سپس به عنوان یک اقدام قانونی بر پایه کلیه اسناد و مدارک شرکت تدوین و اجرا می شود.

بیانیه درست کار اداری یک شرط مهم برای کار مناسب سازمان است. مجری کار اداری موظف است تمام مدارک را به صورت کیفی پر کند، کارکنان جدید را با روش و قواعد برای پر کردن فرم ها آشنا کند، گزارشات را در زمان و بدون اشتباهات، به درستی و به موقع انجام وظایف اعطا کند، و شروع به کار بلافاصله (بلافاصله پس از دریافت سند یا دستورالعمل دریافتی). در صورتی که رئیس خود اولویت های فوریت اجرای دستورات یا اسناد را تعیین می کند، کار بر اساس این انجام می شود. در موارد دیگر، زمانی که شمار قابل توجهی از اسناد وارد می شوند، پردازش آنها طبق تاریخ ظهور آنها صورت می گیرد.