اسناد موجود در آرشیو سازمان مدیریت: GOST، دستورالعمل ها، اسناد، قوانین. راهنمایی هایی برای مدیریت مدارک آرشیوی

گنجه قوانین مدیریت سوابق شامل نیازهای کلیدی برای کار با مقالات و مواد در فعالیت های جاری شرکت درگیر نیست. آنها در حال حاضر با توجه به فرموله چارچوب قانونی، پردازش دامنه نظارتی، تلفیقی و ذخیره سازی اطلاعات است. واژه های کلیدی مورد استفاده در چارچوب از استاندارد مجموعه های آرشیوی مدیریت مدارک. هنگامی که آنها را به تهیه پیش نویس پیشرفت حساب در استفاده از تکنولوژی و فن آوری اطلاعات پیشرفته. در نظر بگیرید پیشبرد اساس مدیریت اطلاعات بایگانی.

وقوع

دستورالعمل برای مدیریت سوابق آرشیوی به سازمان های دولتی اعمال می شود. آنها همچنین برای کسب و کار درگیر در انواع خاصی از کار مورد نیاز است. به طور خاص، مقررات در بخشی از توضیحات، ثبت نام، حفظ و استفاده از اسناد از صندوق گنجه از فدراسیون روسیه اعمال می شود، به اموال دولت اشاره شده است.

تقسیمات از شرکت ها، کار با فیلم، گرامافون، ویدئو، عکس، نقشه، علم و فناوری، اطلاعات تله متری، اداره شده توسط مقررات در برنامه ریزی و گزارش تنظیم شده است.

وظیفه و حق تشکیل سازمان در بایگانی برای ذخیره سازی موقت از اسناد RF AF فراهم می کند اساس قوانین بخشی (از سال 1993)، موقعیت (از سال 1994 و 1998.). چارچوب قانونی شکل قانونی از اهمیت منطقه ای. در نظر گرفته شده این قوانین در به اسناد صدق نمی کند، کار است که توسط قانون فدرال № تنظیم 5485-1 و فرمان ریاست جمهوری № 1203 از 1995/11/30، از

اتمام

این دوباره پر کردن سیستماتیک از پایه مستند از واحد سازمانی است. چیدن شامل تعیین:

1. منابع.
2. ترکیب مواد را دریافت کرد.

به عنوان بخشی از این فعالیت نیز انتقال مستقیم از اسناد را به آرشیو انجام شده است. به عنوان منابع عبارتند از:

1. واحد شرکت.
2. افراد فیزیکی.
3. ساختار تابع.

ترکیب مواد

برای اطلاعات بایگانی آموزش مدیریت مجموعه است که کسب است به طور موقت انجام (بیش از 10 سال) موارد و ذخیره سازی دائم. همچنین خلاصه اطلاعات مربوط به کارکنان. مواردی که در آن عمر مفید کمتر از 10 سال، به عنوان یک قاعده، بایگانی منتقل نمی شوند. آنها در بخش های مربوط به شرکت موجود است. در پایان عمر مفید از چنین چیزهایی هستند نابود شود. جزئیات شخصیت فردی به درخواست صاحب منتقل می شود. پس از آن، آنها را به بایگانی دولت برای محتوای دائمی ارسال می شود. انتقال نیز باید مواد شرکت پیشرو و سازه تابع منحل شود.

مدیریت اسناد موجود در آرشیو و نامگذاری

کارکنان مجاز انجام کار با مواد اطلاعات سازمانی، ایجاد یک لیست منظم از موارد. او نومنکلاتورهای نامیده می شود. در شکل گیری خود را نشان می دهد عمر مفید مواد. برای اطلاعات بایگانی دستی مدیریت تجویز بخش مجاز به نظارت و تسهیل ارائه خدمات در تهیه پیش نویس از نامگذاری. لیست سیستماتیک به عنوان مبنایی برای شکل گیری موجودی مواد اطلاعات (تا 10 سال) ذخیره سازی دائم و موقت عمل می کند. نامگذاری همچنین یک سند حسابداری بزرگ. این است که برای ثبت نام از موارد ذخیره سازی موقت، از جمله مدت کمتر از 10 سال استفاده می شود. طرح نظام نامگذاری تاسیس ممکن است که در حال توسعه اعمال فایل های کارت انجام استفاده می شود.

طبقه بندی

نگهداری سوابق آرشیوی مدیریت است که بر روی سه نوع از نامگذاری انجام می شود:

1. نمونه.
2. نمونه.
3. شخصی (برای یک شرکت خاص).

اولین تعیین ترکیب مواد تولید شده در موسسات مشابه. نامگذاری استاندارد در نظر گرفته می شود یک سند قانونی. نظام تقریبی تعیین ترکیب تقریبی از مواد اطلاعات برای شرکت های که با عمل خود را پوشش داده، نشان می دهد شاخص. از آن است که شخصیت توصیه امیز. این نوع از نظام مورد استفاده قرار گیرد در شکل گیری محدوده فردی و بدون تغییرات را در آن منتقل شده است.

ویژگی های آماده سازی

اسناد برای مدیریت شرکت اطلاعات بایگانی در صورت تجویز مطابق با نامگذاری واحدهای ساختاری نظام. در حالت دوم باید توافق و امضا توسط رهبران.

نامگذاری از شرکت در شکل کلی ساخته شده است. این است که توسط رئیس بایگانی و یا فرد مسئول، امضا شده توسط رئیس ارائه خدمات و یا یک کارمند مجاز پاراف. نامگذاری باید توسط کمیسیون تخصصی به تصویب و سپس توسط مدیر این شرکت تایید شده است. پس از انجام این روش سر از بخش های ساختاری شرکت عصاره ای از بخش های مربوطه ارائه شده است.

نامگذاری برای سال آینده تشکیل در سه ماهه آخر دوره جاری. هماهنگ است حداقل 1 بار در 5 سال انجام شده است. اگر شما ساختار و توابع از شرکت، نامگذاری جدید تغییر دهید.

این روش برای تدوین امور

سازند به نام گروه بندی عمل می کند با توجه به نامگذاری انجام می شود. آرشیوی سازمان مدیریت مدارک شامل طبقه بندی اطلاعات با توجه به نام پوشه. گروه بندی نسخه های تکراری و پیش نویس مجاز نیست. استثنا وسایل نقلیه با ارزش هستند. باید در یک پوشه کاغذ قرار داده نمی شود برگشت.

حفظ نگهداری سوابق آرشیوی است که در ارائه اطلاعات مواد دست زدن به خدمات متمرکز انجام، و در غیر متمرکز - هر دو واحد ساختاری و تقسیم کنید. گروه بندی تحت نظارت مستقیم افراد مسئول برای ایمنی از رسانه های ذخیره سازی انجام شده است. اگر لازم باشد، ممکن است کارکنان درگیر از بایگانی دولت.

نکات مهم

مدیریت اسناد موجود در آرشیو مطابق با الزامات مقررات انجام شده است. در تشکیل پوشه ها با حامل اطلاعات نیاز به شرایط زیر است:

1. مواد برای ذخیره سازی موقت و دائم به طور جداگانه گروه بندی می شوند.
2. پوشه در یک نسخه شامل هر یک از این مقاله است.
3. پوشه باید مواد در حال حاضر برای یک سال تقویمی باشد. این مقرره، با این حال، استثناهایی وجود دارد. اینها عبارتند از:

• فایل های شخصی، که بیش از مدت زمان کل کارمند مربوطه تشکیل؛
• مواد و سازه های کمیته منتخب ایستاده با آنها، معاون گروه، هنگآسا در دوره از مجلس؛
• کاغذ موسسات آموزشی، اجرا و گروه بندی در یک سال تحصیلی؛
• مواد تئاتر، توصیف فعالیت های این فصل؛
• تاریخ، و به همین ترتیب.

پوشه باید کمتر از 250 ورق در ضخامت بیش از 4 سانتی متر باشد.

گروه بندی اقدامات اداری

مدیریت اسناد موجود در آرشیو نیاز به اسلوبی انواع مختلف حامل اطلاعات است. این از جمله ویژگی و مقررات اداری. آنها با توجه به نوع و گاهشناسی از برنامه های کاربردی گروه بندی می شوند:

1. مفاد اساسنامه تایید شده توسط اعمال نظارتی، به عنوان ضمیمه عمل می کنند. آنها با هم گروه بندی. اگر مقررات، مقررات، اساسنامه به عنوان اعمال جداگانه تایید شده است، و نظام در موارد فردی.
2. سفارشات و تصمیمات از ساختارهای بالاتر برای اجرای آنها توسط مناطق شرکت گروه بندی می شوند.
3. سفارشات مربوط به پرسنل، با توجه به دوره حفظ نظام. با حجم زیادی از مواد اطلاعات اعمال مصلحت در طرف های مختلف این شرکت، گروه به طور جداگانه.
4. سفارشات در زمینه های کلیدی از فعالیت به طور جداگانه از اعمال بر روی کارکنان نظام. به عنوان مثال، منظور از مدیریت مدارک آرشیوی است در همان پوشه شامل، و انتصاب رئیس بخش مسئول - به دیگری.
5. محدودیت تایید، گزارش، برآورد، لیست ریز مکالمات، برنامه ها و غیره. به طور جداگانه از آنها پروژه های گروه بندی می شوند.
6. محل سکونت از اسناد در فایل های شخصی است که در آنها دریافت می انجام شده است.
7. صورتحساب دستمزد کارکنان و صورت نظام در پوشه های جداگانه. آنها به ترتیب حروف الفبا مرتب شده اند.
8. شکایات، پیشنهادات، شکایات شهروندان در مورد فعالیت های این شرکت، سوابق در نظر گرفتن و اجرای آنها به طور جداگانه از شکایت از افراد برای مسائل شخصی گروه بندی می شوند.
9. سیستماتیک از مکاتبات است که معمولا در یک دوره تقویم به ترتیب زمانی انجام شده است. در این مورد، پاسخ ها پس از پرسش قرار داده است. در صورت تجدید مکاتبات در یک موضوع خاص، که در سال گذشته آغاز شد، اسناد موجود در این پوشه دوره جاری. در این مورد نشان می دهد شاخص از سال قبل است.

ساخت حامل اطلاعات پذیرفته برای حفاظت

مدیریت اسناد موجود در آرشیو برنامه یک تعداد از الزامات مورد نیاز برای واحد های ساختمانی، کار با اسناد کاغذی. ساخت حامل ممکن است جزئی یا کامل. آن را در زمان ذخیره سازی بستگی دارد. ثبت نام کامل است که در رابطه با اسناد موقت (بیش از 10 سال)، یک محتوای دائمی، و همچنین اعمال بر روی کارکنان انجام شده است. این شامل:

1. گالینگور / پوشه چسب.
2. شماره از ورق.
3. تهیه پیشنویس صفحه شاهد.
4. تشکیل موجودی داخلی در صورت لزوم.
5. تنظیمات به جزئیات ورق پوشش. آنها می توانند نام شرکت شماره ثبت پوشه، تاریخ افراطی، و غیره را لمس کنید.

مواد برای ذخیره سازی موقت، از جمله مدت کمتر از 10 سال، کشیده شده در بخش. بنابراین، مجاز به انجام اسلوبی اوراق بهادار در پوشه، لیست شماره نیست، آیا برچسب تضمین نمی شود.

تفاوت های ظریف

مدیریت اسناد موجود در آرشیو - یک فعالیت که در آن متخصصان ارائه نه تنها حامل اطلاعات ایمنی، بلکه این فرصت را به کار با آنها باید نیاز بوجود می آیند. برای این منظور، اقدامات تشکیل پوشه، توسط چهار سوراخ در یک پوشش مقوا ب. آنها نیز مجاز به اتصال با توجه به امکان خواندن متون، قطعنامه ها، تاریخ های ویزا در تمام مقالات.

در آماده سازی برای گروه بندی تمام اتصال دهنده های فلزی حذف شده است. مواد در نظر گرفته شده برای ذخیره سازی دائم و متشکل از اعمال ارزشمند و یا فرمت نشده ها در پوشه دردار سه سوپاپ با رشته و یا در جعبه های مخصوص موجود است.

هنگامی که در اسناد بلامعارض از ماهیت شخصی (کتاب کار، کارت، کارت های نظامی، و غیره). آنها در یک پاکت جداگانه قرار داده و آن را به بقیه مواد واصل. در پایان از پوشه باید در حال حاضر خالی ورق شاهد باشد. در آغاز پوشه فرم برای موجودی داخلی دوخته شد. برای اطمینان از ایمنی و منظور از ترتیب هر یک ورق کاغذ شماره با اعداد عربی. این قانون نه تنها به صفحه اعمال کنید، و فرم های شاهد برای موجودی. تعداد در مداد در گوشه سمت راست بالا قرار داده است.

ورق شاهد

این است با توجه به سفارش ساخته شده است. این شامل کلمات و ارقام:

1. تعدادی از ورق های با شماره های.
2. تعداد صفحات موجودی داخلی.

ورق-شاهد همچنین تصریح می کند شماره اختصاصی. به طور خاص، برای تعیین اینکه آیا شاخص، کدهای گم شده، شماره صفحه حرفی با عکس چسب، قالب بزرگ، و غیره وجود دارد. علاوه بر این، در برگه نشان می دهد حضور بروشور چاپ در پوشه، اگر آنها شده است در شماره اصلی مشخص شده اند. ورق شاهد کامپایلر چرده. تغییرات بعدی در وضعیت و ترکیب پوشه باید در او با اشاره به اقدامات مربوطه مشخص شده اند. این است که مجاز را ورق شاهد در صفحه عنوان یک پوشه و یا یک سود خالص از آخرین صفحه از سند در آن است.

موجودی داخلی

این است که برای ذخیره سازی و حسابداری اطلاعات زمان مواد (بیش از 10 سال) و محتوای مستمر تشکیل شده است. موجودی داخلی به عنوان برای کسب و کار ایجاد شده توسط انواع اسناد وارد شده، عناوین که در آن محتویات اعلام نشده است. این فرم باید داده ها بر روی شماره سریال از حملات در شاخص پوشه، عنوان، تاریخ، و شماره صفحه در حال حاضر.

برای موجودی داخلی متصل رکورد خلاصه. آن را در آمار و ارقام و کلمات اعلام تعدادی از اسناد موجود در آن، و همچنین تعدادی از ورق های تشکیل آن است. تایید کامپایلر موجودی داخلی. اگر یک پوشه موظف است یا استاپلر بدون فرم، لیست وارد شده است برای داخل پوشش جلو متصل شده است.

تغییرات در ترکیب مواد باید در پوشه "یادداشت" منعکس شده است. به طور خاص آن را به حذف، جایگزینی نسخه های کاغذی، از جمله اسناد و مدارک اضافی را در یک پوشه اشاره دارد. در همان زمان قرار داده ارجاع به اعمال مربوطه. اگر لازم باشد، می توان با ورودی جدید به ورق خلاصه موجودی داخلی، و همچنین به عنوان کتیبه از شاهد پوشه تشکیل شده است.